Zainteresowanie automatyzacją i cyfryzacją prowadzonych procesów produkcyjnych i dystrybucyjnych rośnie w każdej branży. Zagadnienie korzystania z nowych technologii coraz częściej staje się tematem przewodnim debat i programów rozwojowych. Wdrażanie w swojej organizacji usługi EDI, czyli elektronicznej wymiany danych to trend, na który stawia coraz więcej producentów i dostawców, a pandemia COVID-19 wpłynęła na jego gwałtowne przyspieszenie.
Elektroniczna wymiana danych
Im szybciej zadbamy o automatyzację procesów w swojej organizacji, tym lepiej – tak pokazują obserwacje rynku niemal w każdej branży. Zautomatyzowanie czynności codziennych i powtarzalnych, które dotychczas wykonywał człowiek, bardzo szybko przekłada się na różnorodne oszczędności dla organizacji. Elektroniczna wymiana danych (ang. Electronic Data Interchange, w skrócie: EDI) umożliwia natychmiastowe przekazywanie informacji, które są zawarte w typowych dokumentach handlowych. Istotą EDI jest wymiana danych pomiędzy systemami informatycznymi, nie pomiędzy ludźmi (jak to się dzieje w przypadku przesyłania dokumentów z wykorzystaniem poczty elektronicznej).
Każda firma, każda branża
Do tej pory wiele małych i średnich firm obawiało się, że wprowadzenie digitalizacji będzie się wiązało z dużymi kosztami. Dziś to podejście się zmienia, ale potrzebna jest edukacja, pokazanie, jakie wartości i korzyści niesie za sobą wdrożenie nowych rozwiązań. Warto podkreślić, że usługa EDI znajduje zastosowywanie w każdej branży i w każdej organizacji, niezależnie od jej wielkości. Wdrażaniem w nich komunikacji EDI zajmuje się firma EDISON S.A., która świadczy tę usługę od 25 lat, optymalizując procesy logistyczne, sprzedażowe i księgowe. Obsługuje niemal każdy sektor rynku: m.in. sieci handlowe, motoryzację, producentów, dystrybutorów, grupy zakupowe. Od 2019 r. EDISON jest częścią międzynarodowej Grupy EDITEL – wiodącego dostawcy rozwiązań EDI w Europie Środkowo-Wschodniej. Międzynarodowe doświadczenie firm w całej grupie pozwala szybko i sprawnie łączyć partnerów biznesowych na całym świecie. Warto zapoznać się z naszymi rozwiązaniami (https://www.edison.pl/), bo pokazują one m.in., że wprowadzenie EDI może obniżyć koszt wybranych procesów nawet do 80 proc.
Korzyści EDI
Podstawowym celem EDI jest natychmiastowe przyspieszenie przepływu danych między firmami. To także sposób na wykluczenie konieczności manualnego wprowadzania ich do wielu systemów. W efekcie zastosowanie EDI pozwala uniknąć wszelkich błędów, które powstają podczas ręcznej obsługi i dzięki temu ograniczamy ilość poprawek i korekt. Zatem wdrożenie komunikacji EDI przynosi firmie szereg korzyści, wśród których najważniejsze to:
- oszczędność czasu,
- eliminacja błędów i pomyłek, związanych z manualnym wprowadzaniem danych,
- automatyzacja procesów biznesowych,
- przejrzystość procesów,
- dbałość o środowisko naturalne (oszczędność papieru i energii).
Zmiany legislacyjne
Trendowi automatyzacji i cyfryzacji sprzyjają także trwające obecnie zmiany legislacyjne. Jedną z nich jest obowiązek przyjmowania faktur elektronicznych przez wszystkie instytucje i firmy podlegające pod ustawę o Zamówieniach Publicznych. Faktury muszą być odbierane z wykorzystaniem Platformy Elektronicznego Fakturowania, tzw. PEF. PEF umożliwia odbiór faktur elektronicznych poprzez dedykowany portal, aplikację desktopową lub poprzez bezpośrednie połączenie Platformy z systemami dziedzinowymi. Poza fakturami elektronicznymi możliwe jest przesyłanie: faktur korygujących, zamówień, awiz dostawy, potwierdzeń odbioru i not księgowych. PEF funkcjonuje już od 18 kwietnia 2019 roku. Usługę Platformy Elektronicznego Fakturowania oferuje konsorcjum PEF Expert, do którego należy EDISON S.A.
Cyfryzacji rozliczeń podatkowych dotyczy jeszcze jeden projekt, jakim jest Krajowy System e-Faktur, nad którym pracuje Ministerstwo Finansów. Ma to być system teleinformatyczny, służący do wystawiania i otrzymywania faktur ustrukturyzowanych. KSeF ma zapewnić szybszy i bezbłędny sposób wymiany faktur, a także ich rejestracji. Ministerstwo zapowiedziało też, że jeśli nowe e-faktury się sprawdzą, mogą zastąpić JPK.
Jesteś zainteresowany wprowadzeniem elektronicznej wymiany danych w swojej organizacji? Zadzwoń do nas (+48 12 21 32 300) lub napisz (sales@edison.pl).
Więcej informacji o naszych usługach: www.edison.pl
Obserwuj nas na LinkedIn.
