Działy księgowe oraz przedsiębiorcy dokonują dziennie milionów transakcji. Każda z nich zostawia ślad w postaci dokumentów księgowych, spośród których większość trafia do informatycznych systemów księgowych. Jeszcze niedawno dane znajdujące się na tych dokumentach były wprowadzane ręcznie. Teraz przy użyciu technologii optycznego rozpoznawania znaków (OCR), narzędzia informatyczne samodzielnie odczytują dane znajdujące się na fakturach.
Comarch OCR, który wykorzystuje tą technologię, pozwala na znacznie szybsze księgowanie faktur w porównaniu z ręcznym wprowadzaniem danych, a także zmniejsza prawdopodobieństwo błędów. Od momentu uruchomienia usługi, serwery Chmury Comarch przeprocesowały już ponad 10 milionów dokumentów. Z systemu korzystają firmy zarówno w Polsce, jak i w Niemczech.
Popularność tego narzędzia informatycznego odzwierciedlają wyniki sprzedaży. Tylko w pierwszym kwartale 2021 roku sprzedaż Comarch OCR zwiększyła się aż o +175% a spodziewane roczne przychody z tego produktu powinny być na poziomie kilku mln zł.
Nauka nie idzie w las
Comarch OCR to narzędzie, które wykorzystując zaawansowane, autorskie algorytmy, także z elementami sztucznej inteligencji, analizuje dostarczony plik graficzny i rozpoznaje na nim tekst. Po zmianie obrazu na tekst i odczytaniu z niego danych merytorycznych, przypisuje je do odpowiednich kategorii – NIP, numer faktury, data, kwota netto, brutto, VAT, numer rachunku bankowego itp. Następnie przetworzona przez Comarch OCR faktura zostaje wprowadzona do systemu ERP i w dalszym etapie może być zweryfikowana, zaksięgowana i zarchiwizowana. System szybciej odczytuje dane znajdujące się na fakturach niż człowiek i pozwala sprawniej dodać dokumenty do systemu ERP w porównaniu z ręcznym wprowadzaniem danych. Obecnie Comarch OCR obsługuje formaty JPG, PNG, JPEG, TIFF oraz PDF z ponad 90 procentową skutecznością. Dzieje się tak dzięki zastosowaniu inteligentnej technologii, która uczy się na błędach.
– Administratorzy oprogramowania na bazie zgłoszeń od klientów, wprowadzają korekty do dokumentów, z których system błędnie odczytał dane. Comarch OCR, dzięki wbudowanym mechanizmom sztucznej inteligencji, „obserwuje” te poprawki, analizuje oraz uczy się, aby przy kolejnym dodawaniu dokumentu nie popełnić już pomyłki. Od momentu uruchomienia usługi, czyli od czerwca 2019 roku, serwery Comarch przeprocesowały ponad 10 milionów dokumentów. Taka duża liczba operacji stanowi doskonałe „źródło wiedzy”, z którego system może się uczyć. Im więcej dokumentów zostanie przeprocesowanych, tym skuteczność narzędzia rośnie – mówi Jacek Krzaczek, product manager Comarch ERP.
Sprawność rozpoznania dokumentu przez OCR podnosi również jakość skanu, zdjęcia lub grafiki. Pliki powinny być wyraźne – bez zamazań i dobrze naświetlone – oraz zrobione w pozycji pionowej, czyli tak jak dokument jest czytany. Kolejna rzecz na jaką trzeba zwracać uwagę, to dobra widoczność danych merytorycznych – nie mogą być przesłonięte albo niezeskanowane. NIP, tabelka VAT, forma płatności – te dane nie powinny być zniszczone przez dziurkacz lub zasłonięte palcem czy spinaczem. Trzeba zadbać o to, by były dobrze widoczne.
Oszczędność czasu
„Mądrość” systemu Comarch OCR to jedna z korzyści stosowania technologii optycznego rozpoznawania znaków, drugą jest szybsze wprowadzanie dokumentów.
– Zakładając, że wprowadzenie pojedynczej faktury trwa średnio kilka minut, a przetworzenie dokumentu przez Comarch OCR skraca ten proces do kilku sekund, to oszczędność czasu jest ogromna. Do tego dochodzi fakt, że narzędzie informatyczne nie męczy się i może przetwarzać kilkaset faktur, jedną po drugiej, robiąc to cały czas z tą samą prędkością – podkreśla Jacek Krzaczek.
Pandemia nie taka straszna
Ograniczenia sanitarne oraz lockdown gospodarki związane z pandemią COVID-19 zmieniły tryb i charakter pracy. Często pracownicy zamiast przyjeżdżać do biur, wykonują swoje obowiązki w domach. Tam prowadzą telekonferencje ze współpracownikami oraz kontrahentami, realizują sprzedaż w kanale e-commerce czy też przesyłają dokumenty firmowe. Do wszystkich tych operacji wykorzystują narzędzia informatyczne, które pozwalają na automatyzację szeregu czynności związanych z codziennymi czynnościami.
– Pandemia pokazała, że cyfryzacja, praca zdalna na masową skalę i oparcie się w większym stopniu o nowe technologie może być efektywne, a niejednokrotnie może być jedynym wyjściem dla przedsiębiorstw z wielu branż, a automatyzacja stanie się być albo nie być dla rozwoju przedsiębiorstw. Odczytywanie danych z plików z wykorzystaniem technologii OCR, zarządzanie obiegiem dokumentów i tworzenie kopii zapasowych w chmurze a także automatyczna wymiana danych z klientami oraz zarządzanie procesami produkcyjno-handlowo-księgowymi są usprawniane dzięki wdrożeniom rozwiązań informatycznych. Aktualnie system Comarch OCR obsługuje wczytywanie faktur. Ale już pracujemy nad automatyzacją kolejnych dokumentów i procesów z wykorzystaniem technologii optycznego rozpoznawania znaków oraz algorytmów sztucznej inteligencji – zapowiada Jacek Krzaczek. Bezpieczeństwo danych
Przetworzone dokumenty przez Comarch OCR są gromadzone w formie cyfrowej w kilku miejscach: w bazie danych systemu ERP, bezpośrednio na komputerze użytkownika lub w Chmurze Comarch. Opcja chmurowa jest dobrym rozwiązaniem dla osób, które sporo czasu spędzają poza miejscem pracy, a chcę mieć stały dostęp do informacji. Usługa cloudowa pozwala również na współdzielenie dokumentów przez kilku pracowników firmy. Nie muszą oni tworzyć specjalnego repozytorium dokumentów i w każdej chwili mogą z nich skorzystać, z dowolnego urządzenia, które ma zapewniony dostęp do Internetu.
