Jednym z najważniejszych codziennych wyzwań stojących przed nastawionymi na rozwój firmami jest odpowiednie zarządzanie dokumentami. Dobrym sposobem na usprawnienie tego obszaru działalności jest skorzystanie z narzędzia informatycznego, które pozwala zaoszczędzić czas i pieniądze.
Procesy biznesowe są w centrum uwagi wszystkich firm, choć wyzwania stojące przed firmami – małą, średnią i dużą są trochę inne. Duże i średnie przedsiębiorstwa mają procesy uporządkowane i niejednokrotnie dobrze udokumentowane. Problemem jest natomiast utrzymanie dyscypliny wśród dużej liczby pracowników, aby tych procedur przestrzegali. Często spotykaną bolączką jest też brak przepływu informacji w ramach procesu i długi czas oczekiwania na poszczególne akceptacje. W małych firmach natomiast procesy nie są aż tak sformalizowane, a pracownicy w wielu sytuacjach działają intuicyjnie. W tych organizacjach główne wyzwanie polega na utrzymaniu odpowiednich standardów postępowania i, podobnie jak w dużych firmach, usprawnieniu przepływu informacji.
Kluczowym celem wdrożenia narzędzi EOD (często zwanych również Workflow, DMS lub ECM) jest udrożnienie procesu wymiany informacji (repozytorium dokumentów), przyspieszenie realizacji procesów (działania równoległe i automatyzacja) oraz przypilnowanie, aby procesy zawsze były realizowane w określony sposób (system nie pozwoli na inny przebieg procesu niż przewidział projektant). Warto zaznaczyć, że proces to nie tylko poszczególne szczeble akceptacji poszczególnych wniosków i powiadomienia dla zainteresowanych osób. Dobrze zaprojektowany proces uwzględnia rozmaite scenariusze w zależności od zawartych w nim danych oraz decyzji podejmowanych na poprzednich etapach.
Elastyczna platforma
Krakowska firma Archman jest producentem systemów informatycznych usprawniających codzienną działalność przedsiębiorstw różnej wielkości w tak kluczowych obszarach jak obieg pracy i dokumentów (workflow), budżetowanie i analiza danych oraz zarządzanie personelem. Flagowym produktem firmy jest Business Navigator zbudowany na platformie Microsoft.NET, który działa w środowisku dowolnej przeglądarki internetowej. System można zainstalować w chmurze lub na serwerze klienta i rozbudowywać, nie dysponując fachową wiedzą informatyczną. Służą do tego kreatory procesów, powiadomień, formularzy i raportów.
Wzrost popularności ECM na świecie
Systemy z segmentu ECM (Enterprise Content Management) zyskują na znaczeniu; przewiduje się, że w najbliższych latach ten trend jeszcze się wzmocni. Według niektórych analiz w latach 2018-2022 segment ECM będzie rosnąć w tempie 18% rocznie, co jest wielkością robiącą wrażenie nawet na rynku IT. Jednym z podstawowych zadań oprogramowania ECM jest usprawnienie elektronicznego obiegu dokumentów. Obecnie biznes wykorzystuje tego typu oprogramowanie do obsługi procesów w takich obszarach jak administracja, serwis lub zakupy. Nie wyczerpuje to jednak listy możliwości systemów ECM, które mogą również usprawnić działanie firmy w takich aspektach jak zarządzanie zasobami ludzkimi, transport czy produkcja. Oznacza to zatem przejęcie niektórych zadań tradycyjnie przypisywanych systemom ERP oprogramowaniu ECM, które lepiej radzą sobie z wysoką zmiennością procesów, a co więcej – ich wdrożenie jest też zauważalnie tańsze od wdrożenia ERP.
Jeszcze innym obszarem, w którym możliwe jest wykorzystanie systemów do elektronicznego obiegu dokumentów jest analityka zarządcza. Systemy te są w stanie dostarczyć użytkownikowi najważniejszych danych potrzebnych do zarządzania firmą, a więc np. zaawansowane raporty kosztowe lub też stopień wykorzystania (lub przekroczenia) budżetu. Ponadto, systemy ECM mają możliwość analizy zawartości przetwarzanego dokumentu. Jeśli znajdująca się na nim kwota będzie wyższa niż zwykle, system ma możliwość automatycznego wstrzymania akceptacji lub skierowania dokumentu do dodatkowej weryfikacji. Systemy klasy ECM są więc wyposażone także w funkcje zwiększające bezpieczeństwo prowadzonej działalności.
Oczami klienta
Jednym z przedsiębiorstw, które mierzyły się z wyzwaniami w obszarze obiegu dokumentów, jest Intar. Firma ta zatrudnia przeszło 350 osób w ośmiu miastach Polski. Składając w firmie Archman zamówienie na system do obsługi obiegu dokumentów przedstawiciele Intar podkreślili potrzebę usprawnienia obsługi i opisywania faktur kosztowych. Było to szczególnie ważne ze względu na potrzeby działu controlingu. Ponadto klientowi Archmana zależało na skuteczniejszej komunikacji między poszczególnymi działami firmy, a także na uporządkowaniu dokumentacji i oszczędności papieru. Celem było zatem ułatwienie prowadzenia codziennej działalności oraz ograniczenie kosztów.
Archman zaproponował klientowi dwa obszary z platformy Business Navigator – Workflow usprawniający elektroniczny obieg dokumentów oraz zarządzanie projektami i zadaniami.
Firma Intar, usprawniając obieg dokumentów, zrezygnowała z papierowych faktur na rzecz ich elektronicznych odpowiedników. Ta z pozoru drobna zmiana w praktyce nie tylko zmniejszyła oddziaływanie firmy na środowisko naturalne, ale również przyczyniła się do znaczących oszczędności czasu i pieniędzy. Przed wdrożeniem rozwiązań usprawniających obieg dokumentów, faktury napływały do firmy Intar ze znacznym opóźnieniem, co oznaczało późniejsze płatności dla dostawców. Ponadto poszczególne działy przekazywały sobie papierowe wersje dokumentów, dodatkowo angażując firmowe zasoby.
Obecnie faktury w formie elektronicznej są rozsyłane do kilku osób w firmie jednocześnie, co znacząco przyspiesza akceptację płatności. Dzięki elektronicznemu obiegowi dokumentów usprawniono również komunikację między księgowością a innymi działami w organizacji. Jeszcze innym rezultatem zastosowania oprogramowania Archmana było usprawnienie weryfikacji wniosków klientów o uruchomienie linii kredytowej. Przed wdrożeniem Business Navigator do tego celu służyła poczta e-mail, jednak nowe narzędzie nie tylko znacząco przyspieszyło komunikację między odpowiednimi działami firmy, ale również w dużym stopniu zautomatyzowało proces. Wreszcie firma zyskała bazę przechowywanych w jednym miejscu wzorów dokumentów, instrukcji oraz procedur. W ten sposób uporządkowano dokumentację firmową, a dla ułatwienia dostępu podzielono ją na obszary. Osobno utworzono również archiwum umów, łatwo dostępne dla uprawnionych pracowników.
Przedstawiciele Intar oceniają, że wdrożenie Business Navigatora uporządkowało ich firmę organizacyjnie, a uwzględnione w dostarczonym oprogramowaniu moduły pozwoliły na realizację zamierzonych celów. Usprawnienie komunikacji i przepływu kluczowych dla działania firmy dokumentów nie tylko przyspieszyło procesy decyzyjne, ale również zaobserwowano wzrost efektywności poszczególnych działów. Automatyzacja wybranych procesów umożliwiła natomiast precyzyjniejszą kontrolę nad kosztami oraz podejmowanie trafniejszych decyzji biznesowych.
