Wyzwaniem dla działów obsługujących operacje finansowe we współczesnych przedsiębiorstwach jest nie tylko mnogość procesów, ale również narzędzi. Szczególnie widać to w dużych organizacjach, obracających ogromnymi wolumenami danych. Dla koncernu Siemens AG zmiana takiego stanu rzeczy stała się w pewnym momencie priorytetem, gdy zauważono, w jakiej skali przekłada się on na produktywność zespołu.
Z danych SAP i Strategic CFO 360 (raport: How New Technologies are Innovating Finance) wynika, że w opinii większości przedstawicieli działów finansowych dużych organizacji, kluczowym elementem nowoczesnych, cyfrowych platform jest możliwość posiadania jednego źródła danych dla wszystkich procesów. Integracja danych w przypadku działalności o dużej skali to trudne, ale ważne, a przede wszystkim opłacalne zadanie. Dzięki inteligentnej automatyzacji w obszarze finansów możliwe jest usprawnienie działań, poprawa organizacji pracy i zwiększenie produktywność w zakresie kontroli procesów zarządzania środkami pieniężnymi, raportowania zgodności czy monitorowania.
Zdiagnozowana potrzeba
Działający niemal na całym świecie koncern Siemens AG, dostarcza nowoczesne rozwiązania technologiczne na potrzeby wielu kluczowych branż, m.in. sektora przemysłowego, infrastrukturalnego, mobilności oraz opieki zdrowotnej. Siemens AG tworzy specjalistyczne narzędzia, służące automatyzacji i cyfryzacji m.in. dla przemysłu przetwórczego i produkcyjnego, a także nowoczesną infrastrukturę cyfrową budynków i energetyki, inteligentne rozwiązania mobilne dla kolei i dróg, jak również cyfrowe usługi opieki zdrowotnej.
W pewnym momencie dostrzeżono potrzebę unowocześnienia w obrębie samej organizacji, a konkretnie – jej działu obsługującego operacje finansowe. Obsługa ta była bowiem realizowana za pośrednictwem różnych, niepołączonych ze sobą systemów i aplikacji wewnętrznych. Oznaczało to, że pracownicy musieli korzystać z wielu różnych narzędzi i nie byli w stanie w prosty sposób przełączać się między aplikacjami. Odbijało się przede wszystkim na jakości danych, ale także produktywności zespołu.
System tworzony z ludźmi
Gdy podjęto decyzję o przejściu na zaawansowany system ERP, najważniejszym celem, jaki wyznaczyła sobie firma, było stworzenie jednego, zharmonizowanego środowiska, które umożliwiłoby zespołowi finansowemu dostęp do wszystkich danych finansowych i aplikacji w jednym miejscu. Aby taki system rzeczywiście odpowiadał oczekiwaniom użytkowników, Siemens zaangażował ich na każdym etapie procesu projektowania.
Wśród wyzwań i możliwości, jakie zidentyfikowano na inicjalnym etapie projektu, znalazła się m.in. potrzeba poprawy wydajności procesów. Zespół wyraźnie sygnalizował, że dotychczasowa nawigacja między aplikacjami jest uciążliwa i utrudnia nie tylko codzienną pracę, ale może także odbijać się na całościowych wskaźnikach efektywności. Kolejnym hamulcem produktywności okazał się nieintuicyjny wygląd i brak możliwości personalizacji istniejących narzędzi. Pracownicy trafnie akcentowali potrzebę nowych rozwiązań, które mogliby dostosowywać do swoich codziennych potrzeb. Dotychczasowy system był też zbyt złożony. Trzecim, niezwykle istotnym postulatem, przekładającym się zarówno na produktywność zespołów, jak i lepsze doświadczenie każdego pojedynczego użytkownika, okazała się wiec potrzeba wdrożenia narzędzi, które będą prostsze, a jednocześnie zapewnią lepszą jakość, zgodność i spójność danych.
Przede wszystkim UX
Aby sprostać tym oczekiwaniom, Siemens AG postawił na rozwiązania SAP S/4HANA i SAP Fiori Design System. Opracowany ekosystem narzędzi pozwolił spełnić oczekiwania użytkowników w zakresie intuicyjnego designu, przyjaznych aplikacji i scentralizowanego dostępu. Było to możliwe dzięki przyjętej wraz z nowymi rozwiązaniami filozofii stawiania na pierwszym miejscu doświadczenia użytkownika. Najlepsze praktyki i lekcje z innych wdrożeń UX uwzględniono także dzięki temu, że do zespołu UX, pracującego nad projektem, dołączył architekt UX z działu wsparcia SAP.
– Prawie 2500 osób zaangażowanych w nasze procesy finansowe może teraz błyskawicznie uzyskiwać dostęp do około 1000 aplikacji korzystających z różnych technologii, zapewniających użytkownikom odpowiadające ich potrzebom doświadczenia – podsumowuje Franziska Homa, Product Owner SAP Fiori UX, Siemens AG
Słowem-kluczem, najlepiej podsumowującym ten projekt, okazało się „uproszczenie”. W rezultacie wdrożenia prostsza stała się bowiem codzienna praca zespołów finansowych i procesy przekładające się na produktywność, jakość i zgodność danych. Pomyślnie wdrożono nowe, lokalne rozwiązanie, przygotowując także firmę do korzystania w przyszłości z aplikacji działających w chmurze. W pracę nad transformacją UX zaangażowano zespoły programistów, architektów, projektantów i użytkowników końcowych m.in. konfigurując system w oparciu o wywiady badawcze i konsultacje z pracownikami, którzy na co dzień korzystają z systemu. Dzięki temu, że byli oni od początku zaangażowani w projekt, świadomi jego celu i mieli wpływ na kierunek, bez trudu pokonano także opór przed zmianami w tak dużym zespole.
– Dojrzałe organizacje, planujące szeroko zakrojone zmiany z zakresu cyfryzacji i integracji danych, doskonale wiedzą, że w planie takiego projektu musi znaleźć się miejsce na uważną analizę oczekiwań przyszłych użytkowników systemu. Nie da się odpowiedzieć na wszystkie potrzeby biznesowe przedsiębiorstwa, nie uwzględniając potrzeb pracowników i ich doświadczenia, związanego z codzienną pracą. Obszar operacji finansowych wydaje się wyjątkowo wymagający pod tym względem – mnogość procesów i danych przetwarzanych w ich obrębie wymaga bez wątpienia szczególnego namysłu nad takimi projektami. Dobre skalibrowanie rozwiązań daje jednak organizacji zyski na wielu poziomach. Oprócz systemu zapewniającego jakość, spójność, zgodność danych czy wzrost wskaźników efektywności, niewątpliwym benefitem jest też poprawa motywacji i zaangażowania zespołu – mówi Tomasz Zazula, wiceprezes SAP Polska odpowiedzialny za finanse spółki.
