Wybór zawansowanego rozwiązania informatycznego jest obarczony dużym ryzykiem. W celu minimalizacji tego ryzyka wskazuje się na wykorzystanie różnych wskaźników mierzalnych opisujących rzeczywistość po wdrożeniu. Jako jeden podstawowy wskazuje się wskaźnik ROI.
Za Wikipedią, ROI (ang. return on investment, zwrot z inwestycji) jest to wskaźnik rentowności stosowany w celu zmierzenia efektywności działania przedsiębiorstwa, niezależnie od struktury jego majątku czy czynników nadzwyczajnych.
ROI = korzyść / nakłady inwestycyjne x 100%
Wskaźnik ten należy do grupy metod prostych. W przypadku gdy korzyści przewyższają nakłady, jednoznacznie wskazuje on na opłacalność danego projektu/działania.
W opozycji do niego stawia się wskaźnik TCO. Total Cost of Ownership (całkowity koszt posiadania) – za Wikipedią – jest to całkowity koszt pozyskania, instalowania, użytkowania i utrzymywania aktywów w firmie na przestrzeni określonego czasu. W przypadku rozwiązań informatycznych oprócz kwestii instalacji, konfiguracji i uruchomienia, do kosztów należy doliczyć między innymi utrzymanie sprzętu, kwestię administracji systemu czy asystę techniczną w określonym przedziale czasowym.
Zastanawiając się nad wskaźnikami należy na początku określić jakie korzyści przynoszą nam one w przypadku wyboru rozwiązania IT. W przypadku ROI – mamy odpowiedź czy wdrożenie systemu przyniesie korzyści przewyższające nakłady inwestycyjne. Patrząc na TCO mamy informację jakie koszty poniesiemy w dłuższym okresie czasu.
Niestety dalej nie mamy jednoznacznej odpowiedzi, który wskaźnik użyć w przypadku wyboru rozwiązania IT, ponieważ obie kwestie są ważne w przypadku zaawansowanych systemów IT.
Proponuję zmianę podejścia do tego problemu.
Zawsze celem uruchomienia systemowego rozwiązania informatycznego jest rozwiązanie problemu, przyśpieszenie lub automatyzacja pracy, poprawa obecnie osiąganych wskaźników.
W rzeczywistości jest to porównywanie na konkretnych celach do osiągniecia w trakcie wdrożenia.
Dla przykładu wdrożenie systemu do zarządzania magazynem przynosi wymierne korzyści:
- Integracja z systemem kurierskim przynosi zysk czasu pracy osoby nadającej paczki kurierskie. Czyli im więcej nadawanych jest paczek w firmie, tym nastąpi większa oszczędność.
- Wdrożenie procesu kompletacji kilku zamówień na raz (multipicking) przyśpieszy całkowity proces kompletacji, czyli magazynierzy będą mogli przygotować więcej zamówień w tym samym czasie.
- Wykorzystanie terminali z odczytem kodów kreskowych i procesu kontroli przy pakowaniu, zmniejszy ilość pomyłek. Nastąpi poprawa jakości obsługi klienta oraz zmniejszy się koszt obsługi reklamacji.
Analizując wybór rozwiązania należy określić cele mierzalne, które przyniosą określone zyski po wdrożeniu. Na tej podstawie wyliczamy wskaźnik ROI dla obecnej sytuacji. Na dzień dzisiejszy rozwiązanie może nie dać oczekiwanego wyniku, ale pozwoli na określenie momentu w którym należy wdrożyć rozwiązanie.
Po określeniu wskaźnika ROI można obliczyć TCO. Pozwoli to na sprawdzenie jak koszty wdrożonego systemu będą miały wpływ na efektywność działa przedsiębiorstwa.
W bezpośrednim porównaniu wskaźnik ROI niesie większą informacje przy wyborze rozwiązania informatycznego niż wskaźnik TCO.
Adam Suder
Analityk Biznesowy
