1. Proces jest bardziej dynamiczny niż myślisz.
Jest to prawdopodobnie największa pułapka: zasadniczo oznacza to, że zautomatyzowałeś niewłaściwy proces. Jeśli proces w wielu miejscach wymaga podejmowania decyzji, nadal w jego realizację angażowani są ludzie, a to przeczy celowości automatyzacji. Automatyzacja takich procesów, wymaga bardziej złożonych narzędzi RPA, ciągnie to za sobą dodatkowe koszty implementacji i wydłuża czas wdrożenia. Zadania obejmujące kreatywne myślenie, burzę mózgów, interakcję ze światem fizycznym (np. wyciąganie dokumentów z szafki na akta) są lepiej obsługiwane przez ludzi. Nie oznacza to, że nie można zautomatyzować żadnych elementów tych procesów – narzędzie do automatyzacji przepływu pracy może pomóc w obsłudze powtarzających się etapów procesu, który wymaga również podejmowania decyzji przez człowieka i umiejętności. Możemy też łączyć narzędzia RPA z dotychczasowymi narzędziami do automatyzacji przepływu pracy, wynosząc automatyzację procesu ponad tylko i wyłącznie boty RPA.
2. Nieprzewidziane zmiany w interfejsach systemów biznesowych
Boty RPA słabo radzą sobie ze zmianami docelowych interfejsów użytkownika. Podstawowe RPA jest dobre w wykonywaniu przewidywalnych instrukcji, nie jest dobre w reagowaniu na nieoczekiwane zdarzenia, o czym na początku nie myślimy, ponieważ większość publikacji i materiałów informacyjnych łączy RPA z AI. Obecnie, chociaż obserwujemy sukcesywny wzrost implementacji aktywności wykorzystujących technologie kognitywne, podstawowe RPA jest zazwyczaj pozbawiona tych możliwości bądź są one dostępne opcjonalnie za dodatkowe pieniądze. Bot RPA działa dokładnie tak, jak mu kazano, gdy napotka scenariusze, do których nie został przeszkolony lub nie poinstruowano go do zarządzania wyjątkami, po prostu się „załamie”.
3. Niedocenianie konsekwencji politycznych.
Niezbędnym dla sukcesu wdrożenia RPA jest zapewnienie odpowiedniej uwagi kluczowych menedżerów w firmie. Jest to niezbędne chociażby dla skutecznego zarządzania i zapewnienia odpowiednich nakładów finansowych. Podobnie jak w przypadku wielu inwestycji technologicznych. Szanse na sukces są większe, jeśli menedżerowie mogą pomóc Ci pokonać pojawiające się przeszkody. Może to być szczególnie ważne w organizacjach, w których automatyzacja jest swego rodzaju „brzydkim słowem”, chociażby z powodu mylnie postrzeganego bezpieczeństwa pracy robotów.
4. Miej realistyczne oczekiwania
Również w projektach RPA potrzebujesz wskaźników do pomiaru wyników i sprawdzenia, że RPA spełnia zamierzone cele. Upewnij się, że te cele są osiągalne i że do wbicia gwoździa nie próbujesz użyć śrubokręta. Rozwiązania RPA nie są usługami, które działają natychmiast, nie oczekuj, że rozwiązania RPA będą działać zaraz po wyjęciu z pudełka. Rozwiązania RPA są wdrożeniami bardzo konsultacyjnymi i wymagają wielu profesjonalnych analiz specjalistów biznesowych na etapie projektowania, ale również w trakcie realizacji i utrzymania
w przyszłości, dlatego regularne monitorowanie założonych wskaźników pozwoli na bieżąco śledzić kierunek, w którym podąża nasz projekt i odpowiednio reagować.
