Obieg dokumentów magazynowych

Dlaczego sprawny obieg dokumentów magazynowych jest tak ważny?

Wraz z rozwojem firmy pojawiają się nowe potrzeby. Zaczynamy od obiegu faktur, bo faktura jest podstawowym dokumentem który przetwarzamy. Potem chcemy ogarnąć wszystkie procesy zakupowe więc wdrażamy obieg dokumentów zapotrzebowania, zamówienia, umowy… Na koniec przychodzi refleksja – potrzebujemy gdzieś przechować towary które kupujemy i sprzedajemy. Arkusze Excel przestają wystarczać, trzeba wdrożyć obieg dokumentów magazynowych.

Wdrożenie procesów obiegu dokumentów magazynowych pozwala na uporządkowanie zarządzania magazynem a ich powiązanie z innymi dokumentami – np. zapotrzebowaniem czy protokołem odbioru – przedstawić pełny proces zakupowy czy sprzedażowy od pojawienia się potrzeby zakupu poprzez jej realizację aż do rozliczenia z osobą wnioskującą. Dzięki formie elektronicznej wszyscy uczestnicy procesu mają łatwiejszy dostęp do dokumentów. dodatkowo, dzięki walidacji dokumentów w systemie ESOD minimalizujemy ilość błędów, która może pojawić się w stanach magazynowych. A to przekłada się bezpośrednio na jakość danych i czas, potrzebny na ich weryfikację.

Rodzaje dokumentów magazynowych

W procesach obiegu dokumentów magazynowych zazwyczaj mamy do czynienia z czterema dokumentami podzielonymi na dwie kategorie: dokumenty przychodowe i dokumenty rozchodowe.

Dokumenty przychodowe
Do dokumentów przychodowych zaliczamy dokumenty Przyjęcie Zewnętrzne (PZ) i Przyjęcie Wewnętrzne (PW) czyli dokumentami które powodują zwiększenie stanów magazynowych. Zdecydowanie częstszym przypadkiem jest użycie dokumentu PZ – to nic innego jak przyjęcie towaru od kontrahenta. Jeżeli firma prowadzi produkcję i swoje towary składuje w magazynie to właśnie dokument PZ jest potwierdzenie złożenia towaru do magazynu.

Rzadziej używanym dokumentem jest dokument Zwrotu Wewnętrznego (ZW). Jest to specjalny dokument którego używamy np. w przypadku omyłkowego pobrania towaru z magazynu lub nie zgadzają się ilości pobranego towaru (pobrano za dużo). Często zdarza się, że zamiast dokumentu ZW stosuje się dokument PW z odpowiednią adnotacją.

Dokumenty rozchodowe
Dokumenty Rozchodowe – Rozchód Wewnętrzny (RW) oraz Wydanie Zewnętrzne (WZ) to dokumenty, które powodują zmniejszenie stanów magazynowych. Pierwszy to wydanie towaru na potrzeby firmy, np. materiałów do produkcji do działu produkcji, drugi to wydanie dla kontrahenta, np. towaru składowanego w magazynie.
Jeżeli mamy większą ilość magazynów to możemy również wprowadzić dokument Przesunięcia Międzymagazyowego (MM). Przesunięcie międzymagazynowe nie zmienia globalnego stanu magazynowego firmy a jedynie zmienia salda na poszczególnych magazynach. Używa się tego dokumentu w przypadku gdy następuje przekazanie partii towaru pomiędzy magazynami.

Jak usprawnić obieg dokumentów w magazynie?

Wdrożenie elektronicznego systemu obiegu dokumentów jest dobrym początkiem do usprawnienia obiegu dokumentów w magazynie. Dzięki takim systemom wprowadzamy porządek do obiegu dokumentów – uczestnicy procesu wiedzą, co dzieje się z ich dokumentami, znają ich status czy przewidywany termin realizacji.

To jednak dopiero początek. Obieg dokumentów magazynowych wpisuje się w całą grupę procesów określanych jako procesy zakupowe lub sprzedażowe. Jeżeli wdrożymy całość procesów i odpowiednio zepniemy je w logiczną ścieżkę to efekt synergii spowoduje znaczącą poprawę komfortu pracy.

Popatrzmy na przykładowy szkic procesu:

1. Pracownik składa zapotrzebowanie na zakup materiałów
2. Osoba weryfikująca może od razu sprawdzić czy towar jest w magazynie
3. Jeżeli nie – z zapotrzebowania generuje zamówienie lub zapytanie ofertowe do dostawcy
4. Dostarczeniu towaru towarzyszy dokument PZ (Przyjęcie zewnętrzne). Dzięki temu wszyscy zainteresowani wiedzą, że materiały są już dostępne w firmie
5. Dokument PZ można porównać z zamówieniem lub fakturą i zweryfikować stan dostawy
6. Przy wydaniu materiałów generowany jest dokument RW (Rozchód wewnętrzny). Pracownik składający zapotrzebowanie, w ramach obiegu dokumentu RW, potwierdza otrzymanie zamawianych materiałów. Magazyn ma potwierdzenie prawidłowego przekazania zamówienia
7. Dokument RW może być porównany z zapotrzebowaniem – co ostatecznie kończy cały proces zakupowy.

Jakie pola powinien zawierać dokument magazynowy?

1. Dokument magazynowy, w ogólności nie różni się od innych dokumentów przetwarzanych w EOD. Powinien mieć numer własny, opis, datę. Obok tych danych powinny się również pojawić dane specyficzne dla dokumentu magazynowego:
2. Wskazanie magazynu. Pamiętajmy, że Przesunięcie Międzymagazynowe wymaga podania dwóch magazynów. Jeżeli system EOD jest sprzęgnięty z systemem magazynowym to należy odpowiednio skonfigurować te pola by stany magazynowe się zgadzały.
3. Data operacji (przyjęcia lub wydania towaru)
4. Lista asortymentowa z takimi polami jak opis towaru, ilość, jednostka miary czy cena. Dane te, w połączeniu z datą operacji, są niezbędne do prawidłowego wyliczenia wartości towarów w magazynie gdyż różne partie towaru mogą mieć różne ceny.
5. Dane osoby przekazującej i przyjmującej towar. Jeżeli dokumenty magazynowe występują w formie papierowej są to najczęściej pola do podpisu przez obie strony. W przypadku systemów EOD pola te mogą być wyliczane automatycznie na podstawie kroków procedury obiegu dokumentów.

Narzędzia do zarządzania obiegiem dokumentów w magazynie

Istnieje cała gama narzędzi do zarządzania obiegiem dokumentów magazynowych. Jeżeli pominiemy obieg papierowy i skoncentrujemy się n systemach elektronicznych to pierwszą rzeczą, którą musimy zrobić jest podjęcie decyzji jaki rodzaj systemu wybierzemy.

Możemy wybrać:

• System obsługi magazynów. Z reguły koncentruje się na prawidłowej obsłudze stanów magazynowych, wyliczeniu wartości magazynu, często posiada narzędzia do integracji z systemami RFID czy innymi mechanizmami ułatwiającymi zarządzanie przechowywaniem towarów. Systemy tej klasy mają znacznie słabsze możliwości jeżeli idzie o modelowanie procesów obiegu dokumentów czy integracji z innymi procesami (np. obiegiem faktury czy zamówienia)

• Systemy EOD. Ta klasa produktów koncentruje się na rozbudowanym zarządzaniu procesami, integracji procesów w ścieżki procesów, integracji z systemami zewnętrznymi takimi jak ERP czy CAD/CAM/MES.
  Jak widać nie ma systemu idealnego. W przypadku dużych instalacji warto rozważyć wdrożenie obu klas systemów – programu magazynowego do obsługi samego magazynu i systemu EOD do obiegu dokumentów magazynowych – a następnie zintegrować te systemy ze sobą.