Wdrożenie systemu ECM jest poważnym wyzwaniem organizacyjnym dla całego przedsiębiorstwa.
Przyjmuje się, że przedsiębiorstwo jest gotowe do wdrożenia systemu ECM, gdy ma zdefiniowaną strukturę organizacyjną z jasno określonymi kompetencjami na poszczególnych stanowiskach. Procesy decyzyjne w tej organizacji odbywają się według ściśle ustalonych reguł.
Wówczas możliwa jest automatyzacja takich procesów za pomocą rozwiązania ECM. Niezwykle istotne dla skutecznego wdrożenia systemu ECM jest pełne zaangażowanie decydentów i ich wsparcie dla procesu wdrożenia na wszystkich etapach.
Kierownik projektu wdrożeniowego powinnien podlegać bezpośrednio pod ścisłe kierownictwo organizacji. Istotna jest także akcja informacyjna wśród pracowników wszystkich szczebli, które mają być objęte wdrożeniem rozwiązania.
Proces wdrożenia obejmuje okres przygotowań związany z kompletowaniem niezbędnego sprzętu i oprogramowania z jego instalacją, konfiguracją, szkoleniem wytypowanego personelu z zakresu obsługi systemu, a także szkoleniem osób mających zajmować się administrowaniem i bieżącym utrzymaniem systemu.
Zwyczajowo dostawca oprogramowania wspiera użytkowników przy definiowaniu pierwszych szablonów, w oparciu o wiedzę dostarczoną przez analityków (wewnętrznych, bądź zewnętrznych). Instalacja obejmuje środowisko produkcyjne oraz testowe, na którym odbywają się pierwsze próby oraz testy, sprawdzana jest wydajność oraz ograniczenia wynikające z konfiguracji całej infrastruktury IT w organizacji.
Pozwala to na zidentyfikowanie potencjalnych problemów i usunięcie ich źródeł; najczęściej są one związane z konfiguracją uprawnień oraz architekturą i przepustowością infrastruktury.
Integracja systemów ECM z innymi rozwiązaniami klasy ERP?
Z reguły część danych wypełniających formularze uruchomionych procesów decyzyjnych ma swoje źródło w systemach zewnętrznych w stosunku do modułu Workflow. Najczęściej są to systemy klasy ERP bądź CRM, pochodzące od innych dostawców.
W rozwiązaniu FORMVERSE do integracji służy dedykowany moduł, który potrafi wymieniać dane z takimi systemami, reagując na różne zdarzenia, np. pojawienie się w konkretnej lokalizacji pliku z danymi, bądź nowych wpisów w bazie (bazach) danych. Możliwe jest także uruchamianie Workflow za pomocą zdarzeń zewnętrznych.
Źródło: BPC GUIDE-MAJ/CZERWIEC 2017 str.1
