Workflow jest to przepływ pracy, dzięki któremu można zautomatyzować procesy biznesowe, którymi są między innymi informacje, dokumenty czy zadania. Usprawnienie odbywa się poprzez płynny przepływ dokumentów pomiędzy pracownikami, którzy wykonują pewien zespół czynności. Za pomocą odpowiedniego oprogramowania możemy przypisać rolę jaką pełni dana osoba w całym procesie.
Dlaczego warto stosować system workflow?
Jedną z głównych zalet jest z pewnością zastosowanie nowych technologii, które zautomatyzują cały proces. W skutek czego system odciąży pracownika, a przedsiębiorstwo zaoszczędzi czas i ograniczy koszty związane z nakładami pracy ludzkiej. Mówiąc o zautomatyzowaniu procesów, należy wspomnieć o rozdzielaniu zadań. Za pośrednictwem workflow system sam dobiera pracownika, uwzględniając jego kwalifikacje i prawa dostępu. Przekłada się to na efektywniejsze zarządzanie i kontrolowanie przepływu prac w przedsiębiorstwie. Programy workflow pozwalają również na szybkie rozwiązywanie problemów. Daje to możliwość na szybkiego reagowania na napotkane problemy i unikanie przestojów.
Kiedy należy wdrożyć workflow?
- Gdy następuje konieczność zwiększenia zatrudnienia pracowników administracyjnych.
- Kiedy powtarzają się błędy w głównych procesach biznesowych.
- Gdy procesy występujące w przedsiębiorstwie wymagają pracy grupowej;
- Gdy praca wykonywana przez pracowników wymaga wieloetapowej akceptacji przez przełożonych;
- Gdy w przedsiębiorstwie występują ściśle oprocedurowane procesy;
- Gdy przedsiębiorstwo generuje dużą ilość dokumentów w ramach przeprowadzanych procesów;
- Gdy przedsiębiorstwo posiada rozbudowaną dokumentację projektów i procesów;
- Gdy przedsiębiorstwo posiada wdrożony System Zarządzania Jakością
8 głównych problemów przy wdrażaniu workflow:
- Brak możliwości przeprowadzenia kontroli statusu rozpoczętych procesów w dowolnym momencie;
- Utrudniona kontrola następcza przeprowadzanych procesów i badanie metod pracy – wymagają dogłębnej analizy dokumentacji;
- Generowanie kosztów wewnętrznych, związanych z przepływem informacji i dokumentów, w postaci przesyłek pocztowych, telefonów, transportu itd.;
- Utrudniony dostęp do pełnych dokumentacji danych procesów lub projektów – konieczność korzystania, np. z archiwum;
- Konieczność pracochłonnego opracowywania dokumentacji procesów przez osoby odpowiedzialne za przeprowadzanie danych procesów;
- Utrudniona ochrona danych poufnych i wrażliwych w procesie przepływu dokumentów pomiędzy działami lub stanowiskami;
- Generowanie dużych kosztów i nakładu pracy przez zmiany w procesach biznesowych i procedurach;
- Występowanie pomyłek, wynikających z natłoku zadań lub błędnej interpretacji poleceń.
Wybrane projekty inwestycyjne
Obecnie BPC GROUP POLAND monitoruje około 150 projektów inwestycyjnych na rok 2019/2020, w których przedsiębiorcy zamierzają usprawnić procesy przepływu pracy.
Poniżej prezentujemy w tabeli 20 przykładowych projektów, w których obok usprawnień w obszarze produkcji, przedsiębiorstwa planują wdrożyć także system workflow.
Opis infrastruktury IT analizowanych przedsiębiorstw oraz plany inwestycyjne (fragm. raportu):
Tabela sporządzona w oparciu o dane analityczne BPC GROUP POLAND zebrane w roku 2018.
O firmie BPC GROUP POLAND
BPC GROUP POLAND jest firmą, która od ponad 10 lat wspiera kadrę menadżerską przedsiębiorstw sektora MŚP i korporacyjnego w wyborze zaawansowanych rozwiązań informatycznych. Jako jedyna firma konsultingowa w Polsce, na bieżąco monitoruje procesy wdrożeniowe w kilkuset dużych i średnich przedsiębiorstwach. Konsultanci pozyskują dane na temat funkcjonalności systemów IT oraz ich wykorzystaniu w praktyce. Analizują współpracę przedsiębiorców z dostawcami systemów. Pozyskana wiedza jest wykorzystywana przy realizacji usług doradczych, które konstruowanie są zawsze w oparciu o aktualne dane z rynku na temat ilości i możliwości dostępnych systemów w Polsce. Konsultanci systematycznie monitorują systemy wprowadzane przez producentów wraz z ich aktualizacjami, jak również weryfikują aktualne zasoby kadrowe i kompetencyjne dostawców.
Więcej informacji: www.bpc-group.pl
PRZECZYTAJ RÓWNIEŻ:
Rynek rozwiązań workflow w Polsce.
