Cyfryzacja faktur – jak przetwarzać dane z dokumentów-obrazów?

– Wyrażam zgodę na przesyłanie faktur drogą mailową – ta zgoda pojawia się coraz częściej w procesie formalizowania sprzedaży usługi czy produktu lub współpracy z kontrahentami. Droga elektroniczna sukcesywnie wypiera drogę tradycyjną. Jeśli dodatkowo trafia do nas forma elektroniczna faktury – sprawa jest łatwa – wiele systemów do zarządzania zasobami posiada w ramach elektronicznego obiegu dokumentów funkcje do jej przetwarzania i zatwierdzania. A jak uprościć zbieranie danych z reszty faktur – tych papierowych i w formacie PDF?

Po wejściu w życie Krajowego Systemu e-Faktur faktura elektroniczna będzie jedyną obowiązującą formą. I dobrze, bo ogranicza nam koszty, oszczędza czas i minimalizuje pracę włożoną w obsługę dokumentacji. Jednak co w przypadku faktur, które potrzebują najpierw przetworzenia na formę cyfrową? Czy pracownik jest skazany na manualne wprowadzanie danych do systemu?

Elektroniczny obieg dokumentów w systemie ERP

Rozwiązanie ERP od Microsoft – Dynamics 365 Finance posiada obieg dokumentów z definiowalnymi przepływami pracy, z różnymi ścieżkami zatwierdzania faktur, przetwarza dokumenty elektroniczne, ekstrahuje i porządkuje dane w nich zawarte. Dane z dokumentów, które nie mają formy elektronicznej również muszą zostać zidentyfikowane i zaczytane do systemu. W tym system potrzebuje już wsparcia.

Co w rozwiązaniach Microsoft dla biznesu może wykonać te operacje?  

Wczytywanie danych z zewnętrznych dokumentów wymaga ich wcześniejszego odczytania, przetworzenia oraz przesłania przy pomocy odpowiedniego zestawu encji (lub wprowadzenia ręcznego przez użytkownika). Power Platform umożliwia automatyzację tej procedury.

Narzędzia wspierające przetwarzanie dokumentów  

Power Platform to narzędzia Power Apps, Power Automate i Power BI, w których w prosty i szybki sposób możemy tworzyć rozwiązania biznesowe. Jednym z nich może być właśnie aplikacja do automatycznego przetwarzania faktur w postaci innej niż elektroniczna.

Jak zbudować taki proces? Tworząc odpowiednie tabele w Dataverse i prostą aplikację Power Apps – jako interfejs użytkownika – możemy wczytać przychodzącą do nas w PDF fakturę w postaci załącznika do wiersza danych. Dzięki standardowym kolumnom, jak i tym dodanym przez nas, możliwe będzie śledzenie statusu przetwarzania dokumentu, a także czasu jego wprowadzenia i modyfikacji.  

Po wprowadzeniu faktura zostanie przetworzona w Power Automate, gdzie, wykorzystując do tego jeden z przeszkolonych modeli AI (przetwarzający obraz i tekst) z narzędzia AI Builder w Power Apps, zostaną wyekstrahowane interesujące nas informacje. Następnie utworzymy paczkę danych, w której przypiszemy nasze informacje do odpowiednich pól encji. Po spakowaniu nasza faktura jest gotowa do przesłania do Dynamics 365 Finance i wpada w dalszy obieg, workflow. Nieodzownym dodatkiem może okazać się Dual-Write – pozwoli on już w trakcie odczytu faktury pobierać brakujące dane z systemu Dynamics 365.

Do zadań specjalnych

Przy dużej liczbie dokumentów przetwarzanych w taki sposób Power BI ułatwi nam przygotowanie raportów czy pozwoli wykryć anomalie w przetwarzaniu faktur, wykorzystując dane przechowywane w Dataverse.

Nie potrzebujemy synchronizacji z całym systemem, aby automatyzować obieg dokumentów. W analogiczny sposób możemy użyć Power Platform lub zastosować SharePoint, na którym i tak znaczna część firm przechowuje dokumenty. Dodajmy do kolekcji dokumentów przepływy (Flow) Power Automate, które reagują na zmiany w dokumentach, a stworzymy proces zatwierdzania publikacji dokumentu czy przesłania go automatycznie do innej osoby. Wbudowany system kontroli wersji zadba o przechowanie historii zmian.

Autor artykułu: Mateusz Nosalik

Zobacz artykuł źródłowy