Elektroniczne fakturowanie ma swoje zalety, ale budzi też pewne wątpliwości przedsiębiorców. Czy system automatyzujący wymianę faktur może rozpoznać oszustwo równie łatwo, co człowiek? Aby obronić się przed cyberatakami, wiele firm wykorzystuje w swoich rozwiązaniach sztuczną inteligencję (AI). Oto, jak podejść do e-fakturowania z AI i nie dać się zmanipulować.
Zastosowanie AI w wykrywaniu fałszywych faktur
Rozpoznawanie wzorców
Zdaniem ekspertki z firmy Comarch, Marii Wróblewskiej na stanowisku AI Team Managera, AI może znacząco przyczynić się do wykrywania fałszywych faktur.
„Algorytmy wykrywania oszustw w fakturowaniu oparte o AI analizują ogromne ilości danych, w tym informacje o dostawcach, kwoty i daty faktur oraz trendy historyczne. Stanowi to punkt odniesienia dla „normalnego” zachowania. Następnie AI monitoruje przychodzące faktury i porównuje je z ustalonymi wzorcami. Odchylenia, takie jak nagłe skoki wartości lub nieregularne terminy transakcji, powodują uruchomienie alertów i oznaczenie dokumentu jako podejrzanego. Algorytmy grupowania wraz z innymi modelami wykrywania anomalii łączą faktury o podobnych cechach, co pomaga zidentyfikować wartości odbiegające od ustalonych wzorów” – przekonuje specjalistka.
Zaawansowana analiza dostawców
Systemy wykrywania oszustw oparte na sztucznej inteligencji analizują dane dostawców, w tym szczegóły rejestracji, lokalizację i przeszłe zachowania, aby zidentyfikować potencjalnych fałszywych dostawców. W takiej sytuacji system zapobiega przedostawaniu się fałszywych faktur do systemu.
AI identyfikuje także podejrzane wzorce w zachowaniu faktur, takie jak duplikaty faktur, faktury z niewielkimi różnicami w informacjach o dostawcy lub faktury przesłane z nietypowych lokalizacji.
Mechanizmy AI mogą również analizować dane faktur w celu zidentyfikowania niespójności lub podejrzanego języka, który może wskazywać na próbę oszustwa. Mogą to być m.in. nacisk czy groźby dotyczące opóźnień w płatnościach, co sygnalizuje próbę zmanipulowania odbiorcy.
Zalety wykorzystywania AI w wykrywaniu oszustw na fakturach
Najczęstsze próby oszustw związanych z fakturowaniem można podzielić na kilka kategorii:
- Przejęcie konta – hakerzy mogą przejąć konto pracowników odpowiedzialnych za wystawianie faktur i w ten sposób przekierować płatności na własny rachunek.
- Wystawianie fałszywych faktur – oszuści z łatwością tworzą adresy e-mail i podpisy do złudzenia przypominające wiadomości od zaufanych partnerów handlowych, mając nadzieję na zapłatę za fałszywą fakturę.
- Oszustwo sprzedawcy – sprzedawcy mogą wysyłać duplikaty faktur za już opłaconą usługę albo zawyżać kwotę na fakturze, licząc, że dział księgowy tego nie zauważy.
- Oszustwa pracownicze – pracownik zaznajomiony z procesami księgowymi i siecią dostawców może tworzyć fałszywe faktury albo współpracować z osobą spoza firmy, aby uzyskać ich zatwierdzenie i opłacenie.
Tradycyjne metody zapobiegania oszustwom mają swoje ograniczenia, dodatkowo sztuczna inteligencja oferuje usprawnienie wykrywania anomalii. Wykorzystując zaawansowane algorytmy, modele uczenia maszynowego i zaawansowane techniki analizy danych, AI umożliwia firmom identyfikowanie nieprawidłowości, podejrzanych wzorców oraz potencjalnych przypadków oszustw z niezrównaną dokładnością i wydajnością.
E-fakturowanie jest wprowadzane jako obowiązkowe rozwiązanie w wielu krajach na całym świecie. Warto pamiętać, że sztuczna inteligencja i uczenie maszynowe stanowią dodatkowe zabezpieczenie systemów finansowo-księgowych przed oszustwami. Od monitorowania w czasie rzeczywistym po zaawansowane rozpoznawanie wzorców, AI umożliwia firmom wzmocnienie istniejących zabezpieczeń.
Warto wdrożyć te rozwiązania w przedsiębiorstwie – jako odrębne narzędzie lub część oprogramowania do e-fakturowania, tak jak w przypadku Comarch e-Invoicing. Wówczas jedno rozwiązanie odpowiada za przygotowanie do wymogów nadchodzącego KSeF, automatyzację procesów i zabezpieczenie przed fałszerstwem.
„Zautomatyzowany proces wykrywania oszustw pozwala na redukcję kosztów i uwalnia cenne zasoby ludzkie. Jednocześnie sztuczna inteligencja wykrywa wzorce i rozbieżności, które pracownicy mogą zwyczajnie przeoczyć, aktywnie zapobiegając utracie przychodów i chroniąc reputację firmy. AI stale się uczy i dostosowuje do nowych taktyk, aby zapewnić obronę przed nowymi rodzajami oszustw. Co więcej, może przewidzieć potencjalne oszustwo, zanim ono nastąpi, co minimalizuje potencjalne straty finansowe” – dodaje Maria Wróblewska z firmy Comarch.
