W organizacjach, w których kluczową rolę odgrywa praca zespołowa ważne jest tzw. wersjonowanie dokumentów. Wówczas niezwykle istotne jest to, aby każdy członek zespołu mógł kontrolować zmiany zachodzące w dokumencie.
Z drugiej strony inni pracownicy z pewnych względów nie mogą mieć dostępu do zawartych w nim informacji. W takiej sytuacji systemy workflow wydają się być niezastąpione. Zapewniają one bezpieczeństwo i ochronę danych, a także sprawują kontrolę nad częstotliwością otwierania i dokonywania zmian w dokumentach oznaczonych wysoką klauzulą poufności.
Monitoring uwzględnia w zapisie zarówno dane użytkownika wprowadzającego zmiany, jak również tego, który te zmiany zatwierdził.
Do historii zmian wgląd mają wybrane osoby. W systemie nic nie zginie – każda wersja dokumentu (od pierwotnej po aktualną) zachowywana jest w bazie tak długo, jak zostanie to określone w zamodelowanym procesie.
Źródło: BPC GUIDE-LISTOPAD/GRUDZIEŃ 2016 str. 7
