WHO zaleca, by dziennie wykonywać 10 000 kroków. Tylko tyle (i aż tyle) dzieli nas od zdrowia. A ile kroków dzieli nas od udanego wdrożenia? To pewnie wiesz już z tytułu. A odpowiedź na pytanie „jakie są to kroki?” znajdziesz w artykule.
Krok 1. Dokładnie określ swoje potrzeby
Zanim zaczniesz szukać systemu workflow, zastanów się, co chcesz osiągnąć dzięki jego wdrożeniu. Jakie procesy chcesz usprawnić? Jakie korzyści chcesz uzyskać? Określenie celów pomoże Ci w wyborze odpowiedniego systemu i ułatwi ocenę jego skuteczności po wdrożeniu.
Przykładowe pytania, które możesz sobie zadać:
- Jakie procesy w firmie są czasochłonne i nieefektywne?
- Jakie błędy są często popełniane w manualnych procesach?
- Jakie informacje są często gubione lub przekazywane z opóźnieniem?
- Jakie dokumenty są często drukowane, kopiowane i archiwizowane?
Krok 2. Wybierz odpowiedni system
Na rynku dostępnych jest wiele systemów workflow, różniących się funkcjami, ceną i łatwością użycia. Jeśli odpowiedziałeś/aś na poprzednie pytania, na pewno łatwiej będzie Ci dopasować system do potrzeb.
Ważne jest jednak, aby wziąć również pod uwagę takie czynniki jak:
- Funkcje: czy system oferuje wszystkie funkcje, których potrzebujesz?
- Łatwość użycia: czy system będzie łatwy w obsłudze dla Twoich użytkowników?
- Integracja: czy system integruje się z innymi narzędziami, których używasz?
- Cena: jaki jest koszt systemu i czy mieści się on w Twoim budżecie?
- Dostawca: czy dostawca oferuje dobre wsparcie i szkolenia?
ajlepiej byłoby potwierdzić każdy czynnik w dwóch różnych źródłach. Na przykład w recenzjach online czytamy, że system jest łatwy w obsłudze, ale sprawdzamy to również w wersji próbnej.
Krok 3. Zaangażuj wielu użytkowników
Ważne jest, aby użytkownicy systemu workflow byli zaangażowani w proces jego wdrożenia. Szczególnie pracownicy działów operacyjnych i kadrowych, których wiedza na temat codziennych operacji biznesowych jest niezbędna do zapewnienia, że system będzie spełniał rzeczywiste potrzeby firmy.
Ponadto, zaangażowanie użytkowników pomoże w szybszym zaadaptowaniu się do nowego systemu.
Do testowania warto włączyć nie tylko kierowników i „najlepszych pracowników”. Zakłada się, że osoby z tej „elitarnej grupy” najprawdopodobniej znajdą i wskażą problemy. W praktyce często bywa jednak tak, że pracownicy o różnych poziomach umiejętności i obowiązkach zawodowych napotykają różne przeszkody.
Dzięki temu rozwiązaniu unikamy również podziałów. Perspektywę „my vs oni” zmieniamy na „jeden za wszystkich”.
Krok 4. Zaczekaj z uruchomieniem środowiska produkcyjnego
Określenie momentu, w którym należy zakończyć testowanie wymaga skutecznej komunikacji oraz pełnej współpracy pomiędzy:
- kierownictwem firmy,
- działem IT,
- działami, które podlegają procesom automatyzacji
- dostawcą.
Wdrożenie rozwiązania automatyzacji biura powinno być planowane i realizowane stopniowo. Szczególnie ważne jest przeprowadzanie testów we wczesnych etapach procesu. Powinno się to robić tak często, jak to możliwe.
Skoncentrowane testy pozwalają uniknąć nieprzewidzianych problemów, które mogłyby wpłynąć na sprawność działania systemu w przyszłości.
„Lepiej zapobiegać niż leczyć” – ta zasada ma swoje zastosowanie również we wdrożeniach.
Krok 5. Zadbaj o przekazanie wiedzy
Użytkownicy potrzebują odpowiedniego wsparcia i szkoleń, aby móc efektywnie korzystać z nowego systemu workflow. Szkolenie powinno obejmować:
- wyjaśnienie działania,
- demonstrację funkcji,
- weryfikację dalszych potrzeb użytkowników.
Bieżące wsparcie pomaga użytkownikom pogłębić użytkowanie w czasie. Brak szkoleń będzie z kolei prowadzić do trudności w korzystaniu z systemu, a to może przełożyć się na opór wobec jego stosowania i ogólnie niską akceptację ze strony użytkowników.
W skrócie
Wdrożenie to wyjątkowy czas w cyklu życia każdej firmy. Warto wygospodarować sobie na ten projekt więcej czasu, być może odpuścić na chwilę poboczne zadania. Dostawcy przez wiele dni (a często też nocy) pilnują, by cały proces przebiegł sprawnie, jednak sukces zależy od zaangażowania wszystkich interesariuszy.
Każde wdrożenie to osobna historia. Wspólnymi siłami można sprawić, że będzie miała szczęśliwe zakończenie.
