Zarządzanie umowami w firmie jest często niedoceniane lub pomijane na rzecz innych dokumentów. Warto jednak zwrócić uwagę na istotność tej dziedziny zarządzania, zwłaszcza w kontekście optymalizacji procesów. W dzisiejszym artykule przyjrzymy się temu, dlaczego zarządzanie umowami w organizacji jest ważne oraz jakie korzyści może przynieść wdrożenie odpowiedniego programu zarządzania umowami.
Jeżeli mówimy o dokumentach w firmie, to z reguły myślimy o fakturach czy pismach przychodzących. Czasami o innych dokumentach finansowych typu dokumenty magazynowe czy zamówienia. Umowy w tym kontekście często są pomijane, bo jest ich mało, więc większość potencjalnych użytkowników uważa, że szkoda czasu na wdrażanie systemu do zarządzania umowami. To poważny błąd!
Sprawne zarządzanie umowami to jeden z kluczowych elementów dobrego zarządzania firmą. Wiedza na temat aktualnych i planowanych umów jest kluczowa na każdym szczeblu zarządzania, od poziomu kierownika zespołu do prezesa zarządu. Dzięki aplikacji do zarządzania umowami szybko można uzyskać informacje o obowiązujących umowach, stopniu ich realizacji czy terminie zakończenia. Można też kontrolować zmiany w zapisach umowy poprzez ewidencjonowanie aneksów i cesji.
Przed wdrożeniem systemu lub aplikacji do zarządzania umowami należy zdecydować, jaki aspekt zarządzania umowami nas interesuje oraz jaka szczegółowość jest niezbędna do prawidłowej ewidencji umów. Zależy to od wielkości organizacji, sposobu zarządzania przepływem informacji czy w końcu od ilości umów, które są procesowane. Ogólnie można podzielić proces zarządzania umowami na cztery główne podprocesy:
- Przygotowanie umowy. Na tym etapie w firmie pojawiła się potrzeba zawarcia nowej umowy. Przed jej podpisaniem konieczne jest jednak uzgodnienie szczegółów pomiędzy różnymi działami, zatwierdzenie zapisów umowy przez przełożonych, weryfikacja umowy w dziale prawnym a w końcu uzgodnienia z księgowością i uwzględnienie umowy w planie finansowym
- Negocjowanie umowy. Na tym etapie istotny jest kontakt z potencjalnym kontrahentem. Umowa krąży między naszą firmą a firmą kontrahenta, pojawiają się kolejne wersje. Ważne jest zapanowanie nad tą korespondencją, czyli prawidłowe zarządzanie wersjami umowy, scalanie zmian, praca wspólna nad dokumentem. Cały czas konieczna jest interakcja z działem prawnym czy księgowością, a na koniec konieczna jest akceptacja umowy przez przełożonych. W tym procesie warto również pamiętać o implementacji podpisu elektronicznego, który w znaczący sposób ułatwia podpisanie umowy przez obie strony.
- Wykonanie umowy. Gdy w końcu zamknęliśmy negocjację i podpisaliśmy umowę, przyszedł czas na jej realizację. Jeżeli jest to prosta umowa na dostarczenie partii towaru, to z reguły nie ma z tym problemu, ale jeżeli mamy umowę na sukcesywną dostawę lub umowę rozciągniętą w czasie to sprawny system do zarządzania umowami staje się koniecznością. W tym etapie istotne staje się powiązanie umowy z fakturami, by na bieżąco monitorować stan realizacji umowy. Warto też ustawić alerty, które przypomną o zbliżającym się końcu umowy, przekroczeniu limitów wartości z umowy itp.
- Zarządzanie zmianą. Umowa, w trakcie swojego trwania, może się zmieniać. Możemy podpisywać aneksy czy cesje zmieniające czas trwania umowy, jej wartość czy nawet kontrahenta. Dobrze zaprojektowany system do zarządzania umowami powinien pozwalać na zarządzanie całą strukturą dokumentów wraz z wizualizacją zmian na dokumencie bazowym.
Jak widzimy, kompleksowy system do zarządzania umowami w organizacji wymaga wdrożenia wielu elementów odpowiedzialnych za poszczególne etapy procesu. Na szczęście nie wszystkie etapy są niezbędne. Wybierając system zarządzania umowami, powinniśmy zdecydować, które elementy są dla nas istotne. Możemy ograniczyć wdrożenie jedynie do obsługi realizacji umów lub skoncentrować się tylko na przygotowaniu umowy. Niezależnie od tego, co wybierzemy, system pomoże nam zapanować nad umowami.
Powyższe opisy poszczególnych etapów procesu są jedynie zarysem możliwości współczesnych systemów zarządzania umowami. Do ich pełnego opisu potrzeba znacznie więcej miejsca.
Wdrożenie warto rozpocząć od wybrania modułu, który jest nam najbardziej potrzebny. Z reguły jest to moduł ewidencji i realizacji umów. Dzięki niemu możemy kontrolować stan podpisanych i aktywnych umów. Systemowe przypomnienia zapewniają, że na pewno nie zapomnimy o kończącej się umowie telekomunikacyjnej czy na dostawę energii. Dodatkowo poprzez powiązanie z innymi dokumentami księgowymi, takimi jak faktury, zamówienia czy protokoły odbioru możemy kontrolować koszty związane z umową, terminy płatności czy harmonogram realizacji umowy. Dobrze zbudowany system uprawnień pomaga na dystrybucję umów w gronie upoważnionych pracowników. Każdy z nich ma po prostu dostęp do jednolitego repozytorium umów, w którym może wyszukać po różnych kryteriach, takich jak kontrahent, kwota, data czy słowo kluczowe właściwy dokument. Wersja elektroniczna umowy, zwłaszcza podpisana elektronicznie, stanowi wystarczające archiwum dla tego typu dokumentów. Nawet skany dokumentów przechowywane w systemie są wystarczające do bieżącej pracy, a dzięki nim możemy papierowe oryginały przechowywać w bezpiecznym miejscu.
Jeżeli już mamy wdrożone procesy ewidencji i realizacji umów to możemy wdrażać kolejne moduły. Jeżeli mamy rozbudowany proces opiniowania i zatwierdzania umów – warto wdrożyć jego wersję zaimplementowaną w systemie zarządzania umowami. Mamy wtedy pełną kontrolę nad procesem opiniowania, wszystkie czynności i opinie są na bieżącą widoczne. System przechowuje pełną historię pracy z dokumentem umowy. Ryzyko błędu czy pomyłki ze strony użytkownika jest ograniczone. Dodatkowo wybrane osoby, takie jak inicjator procesu, kierownictwo czy księgowość ma pełny podgląd co się dzieje z dokumentem. Warto też zwrócić uwagę na dodatkowy aspekt procesu przygotowywania umów. Możemy go zintegrować z procesem planowania i zarządzania budżetem. Wszystkie zainteresowane komórki – merytoryczna, księgowość, zarząd – mają ciągły wgląd w budżet i mogą umiejscowić projektowaną umowę w planie finansowym.
Proces negocjowania umowy warto wdrożyć w sytuacji, gdy obydwie strony posługują się podpisem elektronicznym. Pełna automatyzacja procesu i wyeliminowanie obiegu papierowego znacząco skraca czas potrzebny na podpisanie umowy. Dodatkowo przy wymianie elektronicznych wersji, podobnie jak przy przygotowaniu wewnętrznym umowy, możliwość śledzenia zmian i kontrolowania na bieżąco stanu umowy znacząco redukuje możliwość pomyłki czy błędu. Zresztą wdrożenie tego modułu bez modułu wewnętrznego przygotowania umowy mija się z celem. Dopiero razem oba te procesu pokazują swoją siłę, redukując nakład pracy potrzebny na uzgodnienie umowy.
Ostatni moduł, czyli zarządzanie cyklem życia umowy, wdrażany jest z reguły w organizacjach, które potrzebują przetwarzać setki umów i w których zmiany umów są na porządku dziennym. Ten proces jest najbardziej skomplikowany i z reguły najtrudniejszy do wdrożenia. Zakłada on budowę całej struktury dokumentów od dokumentu bazowego (umowy) przez wszystkie dokumenty pochodne (aneksy, cesje). Dodatkowo bardzo często na bazie tych dokumentów buduje się wirtualny dokument pokazujący umowę po zmianach. Chodzi o to, by osoba czytająca umowę miała zawsze dostęp do najnowszej wersji i nie musiała ręcznie nanosić dziesiątek poprawek na umowie pierwotnej, a jednocześnie by zachować pełną historię wersji dokumentów. W przypadku dużych, długoletnich umów, do których jest kilkanaście aneksów, tylko dzięki wdrożeniu systemu zarządzania umowami udaje się zapanować nad zmianami. Do tego wszystkiego należy dodać, że proces zarządzania cyklem życia umowy, wdrażany jako ostatni w systemie zarządzania umowami, korzysta również z modułów przygotowywania i negocjowania umowy, a także jej realizacji. Mamy więc system, w którym przechowywana jest cała wiedza o umowie – od momentu wniosku o podpisanie umowy, przez wszystkie uzgodnienia aż po realizację na podstawie faktur. I to dla każdego dokumentu, czyli umowy podstawowej, aneksu czy cesji.
