Czy zastanawiałeś się kiedyś jak codzienny biznes będzie wyglądał za 10, 20 albo 30 lat?
Czy zmieni się niewiele czy jednak ujrzymy rewolucję na przestrzeni rynków? Czy dalej będziemy pracować w biurach, czy wyjdziemy poza ich granicę? Z jakich narzędzi będą korzystać przedsiębiorcy?
Spójrzmy na to z drugiej perspektywy. Czym różni się biznes na przełomie wieków od tego prowadzonego dzisiaj? Na pewno technologiami wykorzystywanymi na co dzień. Tak samo jak każdy z nas nie potrafi wyobrazić sobie życia bez komórki i komputera, tak i w pracy coraz częściej jesteśmy otoczeni oprogramowaniem. Obecnie Excel czy Outlook nie wystarczają już dla przedsiębiorców. Ogromna ilość danych, ich źródeł oraz punktów kontaktów z klientami stawiają rewolucyjne wymagania firmom na całym świecie. Do obsługi wszystkich tych procesów, pracodawcy potrzebują wydajności wyższej niż kiedykolwiek wcześniej. Coraz częściej wspomagani są oni przez maszyny czy algorytmy komputerowe. Jesteśmy dzisiaj świadkami globalnej transformacji. Zadania i procesy wczoraj wykonywane przez człowieka, dzisiaj są zautomatyzowane. Ma to swoje plusy i minusy, jednak jest to trend, od którego nie ma ucieczki. W tym artykule odpowiemy na pytania Czym jest automatyzacja procesów biznesowych, jak działa automatyzacja procesów biznesowych oraz jakie płyną z niej korzyści.
Automatyzacja procesów biznesowych w zależności od branży
Każda branża specjalizuje się innymi wymaganiami dla systemów automatyzacji. Niektórym przedsiębiorstwom wystarczą rozwiązania webowe, inne silnie polegają na fizycznych robotach i maszynach. Warto jest zrobić dokładny research na temat tego, jakich narzędzi potrzebujemy, ponieważ nie zawsze jest to widoczne na pierwszy rzut oka.
Automatyzacja procesów produkcyjnych
Branża produkcyjna charakteryzuje się swoim stacjonarnym charakterem. Elektroniczne narzędzia z pewnością mogą znacznie pomóc przy automatyzacji działań księgowych czy logistycznych, jednak główną przewagą konkurencyjną na tym rynku będą realne urządzenia. Najpowszechniej wykorzystywane są w tym celu wszelkiego rodzaju Chwytaki pneumatyczne, służące do transportacji, montażu podzespołów oraz utrzymywania elementów. Innymi rozwiązaniami są tutaj również systemy transportu technologicznego, przenośników pionowych czy paletyzacji.
Automatyzacja dotyczy również kontroli jakości (m.in. poprzez systemy wizyjne) a nawet sortowania przedmiotów na podstawie ręcznie zdefiniowanych kryteriów.
Automatyzacja procesów magazynowych
Procesy magazynowe silnie pokrywają się zadaniowo z charakterystyką branży produkcyjnej. Jest to podobnie działające środowisko, również ukierunkowane na automatyzację działań transportowo-logistycznych, takich jak obsługa i manipulacja ładunkami, proces rozładunku i załadunku czy kontrola jakości. Do automatyzowania wymienionych wyżej procedur najczęściej stosuje się maszyny takie jak: przenośniki przemysłowe, wózki wahadłowe, systemy podwieszanego transportu szynowego, układnice paletowe czy podnośniki hydrauliczne.
Często popełnianym błędem jest jednak nadmierne skupianie się na automatyzacji w magazynie, a przez to zapominanie o elektronicznych systemach. Dzięki odpowiednim narzędziom możliwe jest zautomatyzowanie organizacji pracy magazynu poprzez m.in.:
- Planowanie i organizację pracy operatorów magazynowych
- Usprawnianie przeprowadzania procesów kompletacji i przygotowywania zamówień
- Optymalizację sposobu i miejsca składowania ładunków
- Monitorowanie stanu i przepływu zapasów
Automatyzacja procesów transportowych i logistycznych
Transport i logistyka do optymalnego działania potrzebują zarówno efektywnego systemu pracy stacjonarnej, jak również wykorzystania właściwych narzędzi automatyzowania elektronicznego. Jako iż logistyka oparta jest na efektywności pracy, do swojej pracy potrzebuje danych, najlepiej in-real-time. Elektroniczne systemy do automatyzowania procesów transportowych i logistycznych w tym przypadku sprawdzają się doskonale, gromadząc informacje na temat przeprowadzonych procesów oraz analizuję je, dzięki czemu uzyskujemy wiedzę, które zadania można zoptymalizować lepiej oraz w jaki sposób.
Konkretne działania również mogą zostać zautomatyzowane przez takowe systemy. Według badań przeprowadzonych przez AIIM (Association for Intelligent Information Management) oraz Nintex, obieg faktur i pism potrafi być od około 40% do 68% krótszy, gdy wykorzystujemy systemy workflow. Dotyczy to również formularzy zamówień oraz dokumentacji towarowej, które mogą być generowane automatycznie, na podstawie podanych przez nas danych.
Elektroniczny system do automatyzacji sprawdza się również świetnie w przypadku monitorowania zapasów. Jeśli posiadamy infrastrukturę do zbierania informacji na temat naszych zasobów, jesteśmy w stanie powiązać ten system z platformą, dzięki czemu na jednym pulpicie dostajemy wszystkie dane na temat naszych zapasów w czasie rzeczywistym.
Stacjonarne formy automatyzacji to na przykład automatyzacja przepływu ładunków za pomocą przenośników paletowych czy pojemnikowych, automatyzacja kompletacji dzięki taśmom czy robotom, a także automatyzacja wysyłki zamówień poprzez urządzenia transportowe.
Automatyzacja procesów prawniczych
W obecnych czasach praca w branży prawniczej jest bardziej zależna od automatyzacji niż kiedykolwiek wcześniej. Pomimo iż człowiek niezastąpiony jest dla bezpośredniego kontaktu z drugim człowiekiem, czy reagowaniu w nieprzewidywalnych sytuacjach, rola komputera stanowi ogromną przewagę konkurencyjną. Począwszy od prostego fakturowania, weryfikacji zgodności czy przepływu informacji z klientem, aż po standaryzację oceny ryzyka, przeszukiwanie orzecznictwa, a nawet monitorowanie zmian legislacyjnych. Praca na ogromnej ilości dokumentów nie może się obejść bez algorytmów do przeszukiwania katalogów plików, bądź klasyfikowania danych.
Automatyzacja to również wdrażanie nowych pracowników do firmy oraz całościowe upraszczanie życia na każdym etapie pracy elektronicznej.
Automatyzacja procesów księgowych i rozliczeniowych
Praca w księgowości to nieustanne zajmowanie się dokumentami rozmaitej maści. To wiele godzin spędzonych na sprawdzaniu poprawności danych, tworzeniu pism, ofert czy faktur, a także kontrolowanie budżetów. Całe szczęście z pomocą przychodzą nam systemy do automatyzacji procesów księgowych i rozliczeniowych, a z nimi całościowe usprawnienie pracy.
Jednym ze sposobów na zautomatyzowanie swoich działań, może być ujednolicanie formatów dokumentów oraz ich kompletowanie. Na elektronicznej platformie łatwiej jest pracować z dokumentami. Wystarczy wgrać plik, by system sam odczytał z niego dane za pomocą algorytmów sztucznej inteligencji zwanych OCR. Przerobione dane są następnie sprawdzane pod kątem poprawności i zgodności. W przypadku błędów dostajemy powiadomienie, a w przypadku niekompletności, informację czego konkretnie nam brakuje.
Inteligentny system jest również w stanie porównywać płatności z fakturami, w oka mgnieniu wykrywając różnice w rozliczeniach. Dzięki funkcji budżetowania jest również w stanie informować o stopniu jego wykorzystania czy automatycznie licząc potencjalne wydatki.
Automatyzacja jest także zdolna do generowania umów księgowych, sprawniejszego księgowania faktur czy sprawdzania transakcji.
Automatyzacja procesów sprzedaży
Branża sprzedażowa jest silnie powiązana ze sferą elektroniczną. Tak jak nie możemy zastąpić pracownika w bezpośrednim kontakcie z klientem, tak jesteśmy w stanie zautomatyzować liczne działania podejmowane w przestrzeni wirtualnej. Już pierwszy kontakt z klientem i reagowanie na wiadomości może zostać ustandaryzowane na przykład poprzez wykorzystanie szablonów wiadomości e-mail czy automatyczne wysyłanie maili do klientów. Głównym jednak narzędziem, bez którego życia nie wyobrażają sobie dzisiejsi sprzedawcy, są systemy CRM. Są to kompleksowe programy do zarządzania sprzedażą oraz kontaktami. To właśnie tam dzieje się cała “magia” automatyzacji. Klienci mogą być ustawieni w kolejności priorytetowej lub chronologicznej, a system według gotowych formuł może przypominać nam o akcji niezbędnej do podjęcia w odpowiedniej kolejności. Jest to ogromna oszczędność czasu i ułatwienie życia dla naszych pracowników.
Tworzenie dokumentów sprzedażowych również ograniczone może zostać do kilku prostych kliknięć. Pisma generowane są automatycznie, a formularz sam podpowiada nam, jakie dane są nam potrzebne. Nowoczesne systemy są również wyposażone w Podpis elektroniczny, dzięki czemu możemy podpisywać dokumenty bez konieczności żmudnego drukowania i skanowania.
Dodatkowym atutem może być automatyczne wysyłanie ofert na podstawie informacji zebranych od klienta. A gdy dojdzie do zakupu, system sam zsynchronizuje stany magazynowe i ceny.
Automatyzacja procesów it
Procesy IT najłatwiej zautomatyzować przy pomocy elektronicznych narzędzi typu workflow. Dla tej branży ich funkcjonalność rozciąga się od uwalniania ludzkich zasobów i automatyzowania pracy z dokumentami, do bardziej skomplikowanych zadań, takich jak tworzenie środowisk czy tworzenia ich kopii zapasowych. Dzięki odpowiednim systemom wzrasta całościowa efektywność zarządzania zepsołem, a więcej czasu poświęcanych może być na bardziej priorytetowe zadania.
Jak działa automatyzacja procesów biznesowych?
Obecnie najczęściej wykorzystywanymi rozwiązaniami automatyzacji są systemy ERP (znane również jako workflow) służące do obiegu pracy i dokumentów. Oprogramowanie to pozwala na przeniesienie całej firmy wraz z jej zasobami i pracownikami do sfery elektronicznej. W ten sposób możliwe jest wykonywanie pracy z każdego miejsca. Przeniesione procesy mogą następnie być poddane automatyzacji. W jaki sposób działa automatyzacja procesów biznesowych? Spójrzmy na przykładowy proces obiegu faktury przychodzącej. Dokument ten otrzymywany może być na skrzynkę pocztową, do siedziby biura czy poprzez fax. Następnie dokument ten zostaje automatycznie przekształcony na jednolity format (papierowy na elektroniczny). W następnej kolejności system przegląda dokument i przepisuje z niego informacje, przypisując je do odpowiednich pól. Następnie pracownik sprawdza poprawność danych oraz uzupełnia kolejne elementy. Po tym kroku, faktura przechodzi przez ponowną kontrolę systemu, który sprawdza czy nie wystąpił błąd, np. numer konta nie zgadzający się z kontrahentem czy kwota odbiegającą od standardowej wartości dla dokumentu tego typu. W kolejnym kroku księgowy dokonuje kontroli merytorycznej i dokonuje księgowania opłaty.
Jest to jedynie jeden z wielu przykładów wykorzystania automatyzacji, jednak pokazuje on istotę procesów możliwych do automatyzacji, a także powszechność jego stosowania. Automatyzacja może być pomocna na wielu etapach rozmaitych procesów biznesowych.
Oszczędność czasu dzięki automatyzacji procesów
Opowiadając o korzyściach wynikających z automatyzacji, nie sposób nie wspomnieć o oszczędności czasu na przestrzeni całej firmy. Jeden zautomatyzowany proces może przełożyć się na cenne sekundy, minuty czy nawet godziny pracy. Gdy pomnożymy jednak tą oszczędność przez liczbę takich procesów oraz częstość ich wykonywania, może się okazać, że dzięki automatyzacji zyskaliśmy równowartość kilku dodatkowych pracowników.
Każda osoba, która działa w systemie będzie w stanie wykonywać swoją pracę znacznie szybciej, niż gdyby musiała zrobić ją ręcznie. Tyczy się to działu księgowego, marketingu, sprzedaży, zarządzania, controllingu, logistycznego i wszystkich innych pracowników wykonujących swoje obowiązki przy komputerze.
Opłacalność automatyzacji procesów biznesowych
Każda większa firma powinna zainwestować w narzędzia do automatyzacja procesów biznesowych firmy. Dlaczego? Z kilku powodów. Przede wszystkim dzięki wykonywaniu zadań szybciej oraz bardziej dokładnie niż regularni pracownicy. Wysoka efektywność w połączeniu z bliską zeru zawodnością, pozwalają na znaczące oszczędności w kieszeniach menedżerów. Dodatkowo wszystkie uzyskane dane są zbierane i poddawane przejrzystym analizom, dzięki czemu możliwe jest zautomatyzowanie bądź usprawnianie kolejnych działań. Według Forbesa inwestycja w automatyzację, zwraca się najczęściej w przeciągu kilku miesięcy do kilku lat, pozwalając zaoszczędzić od 40% do 75% kosztów. Liczby te mówią same za siebie. Automatyzacja procesów w firmie jest w stanie przenieść nasz biznes na nieosiągalny wcześniej poziom.
Korzyści z automatyzacji procesów biznesowych
Gdyby automatyzacja procesów biznesowych nie przynosiła korzyści, nie zostałaby wymieniona przez Gartnera jako trend rozwoju biznesowego 4 razy pod rząd w ostatnich latach. Według badań przeprowadzonych przez agencję, prognozy przewidują, iż około 69% zadań kierowniczych zostanie zautomatyzowane do 2024 roku. Nie da się więc przejść obojętnie koło wpływu automatyzacji na dzisiejsze przedsiębiorstwa.
Głównymi korzyściami automatyzacji, o których nie wspominaliśmy wcześniej, są:
- Wzrost produktywności
- Obniżenie kosztów procesów biznesowych
- Zmniejszenie ryzyka błędów
- Ustandaryzowanie procesów biznesowych
- Usprawniona współpraca i komunikacja
