BPC GUIDE LUTY 2021 Robotyzacja procesów biznesowych W jakich obszarach biznesowych sprawdzają się rozwiązania RPA? Korzyści z wdrożeń rozwiązań. Główni gracze na rynku. bpc-guide.pl

Spis treści W jakich obszarach W jakich obszarach sprawdzają sprawdzają się rozwiązania RPA? 1się rozwiązania RPA? ...................................................... RPA dla każdego! 3............................................................... Na przełomie lat realizując 5ROBOTY – moda czy realny zysk? ...................... już kilkaset projektów 6Mój nowy asystent BOT ................................................ konsultingowych, nasi 8Szewc, który w BOTACH chodzi ............................ konsultanci nagminnie natrafiają Trzy porady przed wdrożeniem robotów . 11 w przedsiębiorstwach na procesy RPA - HIT czy MIT 12.......................................................... w pełni powtarzalne, a które 15Jaki system wybrać? .................................................... nie są ani zoptymalizowane, ani zautomatyzowane. Dotyczy to zarówno przedsiębiorstw MŚP, ale także tych sektora dużego i korporacyjnego, co wręcz w tych przypadkach jest bardziej bolące z uwagi na skalę tych procesów i ilość osób zaangażowanych w ich obsługę. Co gorsza niejednokrotnie ich realizacją zajmuje się kadra o wykształceniu i ambicjach, które nijak mają się do czynności wykonywanych w ramach tego typu procesów. Uważam, że jest to duży problem organizacyjny ponieważ poza ograniczeniami rozwojowymi samego przedsiębiorstwa, ograniczoną ergonomią pracy, marnotrawstwem czasu, a co za tym idzie także pieniędzy, spada satysfakcja zawodowa co najmniej u części z tych pracowników.

Z  jednej strony rozmawiając z  ma- Na co dzień otaczamy się nowoczesną Wszędzie tam gdzie występują żmudne nagementem zarządzającym klienta technologią, w życiu prywatnym korzy- czynności, które nie wymagają myślenia, słyszymy, że firmie zależy by współ- stamy z robotów, które chociażby po- a są operacjami systematycznie powta- pracować z  kadrą wykształconą, magają nam w porządkach domowych. rzalnymi. W takich przypadkach robot rozwojową, ambitną i  zaangażowa- Coraz częściej korzystamy z funkcji tzw. wyręczy człowieka, a organizacja uzyska ną, a z drugiej strony tę samą kadrę „smart”, chętnie rezygnując z wyko- bardzo szybkie ROI z projektu. zmusza niejednokrotnie do prozaicz- nywania czynności nie wymagających Przykładów może być oczywiście całe nych czynności ograniczających się specjalnych umiejętności, a jednocześnie mnóstwo i myślę, że Państwo nie będą do „przeklikiwania” się między okna- monotonnych. W biznesie myślę, że je- mieli trudności w znalezieniu w swoich mi aplikacji i  przepisywania danych steśmy ciągle jeszcze nieco bardziej po- organizacjach takich obszarów. Ja po- z jednego okna do drugiego. wściągliwi w tego typu technologie, choć zwolę sobie przytoczyć kilka przykładów Osoby ambitne i poszukujące możliwości wyraźnie się to zmienia – na szczęście. procesów i klientów, z którymi prowa- rozwoju swojej kariery zawodowej nie dzimy tego typu projekty. odnajdują się w takim środowisku pracy. Niejednokrotnie podczas audytu Jednocześnie trzeba wyraźnie zaznaczyć, w przedsiębiorstwie i dyskusji o jakimś Przykład 1 iż tego typu czynności są monotonne, „ułomnym” procesie słyszeliśmy – „za- a pracownicy w nich uczestniczący szyb- trudnię dwóch studentów, dorobią sobie, Przedsiębiorstwo handlowo-dystry- ko tracą mobilizację oraz skupienie co wzbogacą CV i niewielkim kosztem zaj- bucyjne o rozproszonej strukturze prowadzi do zatrzymania ich kreatyw- mą się tym procesem”. No tak w końcu i kilkutysięcznym zatrudnieniem, a jed- ności i obniżenia satysfakcji zawodowej. po krótkim wytłumaczeniu, które dane nocześnei o mocno rozbudowanej ar- Poza aspektem relacyjnym między pra- skąd należy odczytać i gdzie wprowadzić chitekturze IT – wiele różnych aplikacji codawcą a pracownikiem należy także pewnie każdy sobie poradzi. mniej lub bardziej ze sobą powiązanych. zwrócić uwagę, że tego typu czynności Firma na przestrzeni ostatnich lat się obarczone są z w/w powodów dużym Dziś jednak rynek pracy się zmienia ciągle rozwijała i planuje dalszy swój ryzykiem błędu natury ludzkiej. i także oczekiwania potencjalnych rozwój, otwiera kolejne biura i magazy- pracowników względem stanowiska ny. Tym samym liczba zatrudnionych co RPA (Robotic Process Automation) i pracodawcy. No i najważniejsze… rynek ważne w różnych modelach i warunkach to odpowiedź na tego typu business IT się zmienia, dając przedsiębiorstwom stale rośnie. W zakresie ERP w organi- case. Geneza tego typu rozwiązań kolejne technologie, rozwiązania IT zacji funkcjonuje SAP, zaś dział kadro- wywodzi się z opracowania prostych pozwalające na zwiększanie swojej kon- wo-płacowy pracuje przede wszystkim makr, a później automatyzacji testów kurencyjności. na dwóch rozwiązaniach. Jest to system programistycznych. To przyniosło kadrowo-płacowy, który nie został bardzo szybkie efekty biznesowe jak Zatem w jakich zintegrowany z SAP oraz środowisko do znaczące skrócenie czasu wykonania obszarach sprawdzają pracy grupowej IBM Notes, w którym testów, zmniejszenie nakładów pra- się rozwiązania RPA? inicjowany jest proces zgłaszania wszel- cy oraz minimalizacja ewentualnych kiej absencji i delegacji. błędów ludzkich. Ciąg dalszy na stronie 2 BPC GUIDE 1

Ciąg dalszy ze strony 1 Zagadnieniem problematycznym jest przepływ danych między systemami, co powoduje konieczność zaangażowania dwóch osób z działu kadrowo-płacowe- go do bardzo prostych, ale czasochłon- nych czynności. Polegają one bowiem na zalogowaniu się różnych danych przepisując je z różnych, routing, a na terminalach produkcyjnych do aplikacji IBM Notes, wydrukowanie ale zawsze tych samych źródeł. dostępne są rysunki techniczne. Z uwagi raportu nowymi zgłoszeniami absencji Finalnie były one opracowywane na na zasoby kadrowe w dziale, ważność i delegacji, a następnie ich przepisanie dedykowanych wewnętrznych format- danych w tymże procesie i obawy przed do systemu HR/HCM oraz Arkusza Excel kach lub zewnętrznej platformie, do ewentualnymi błędami ludzkimi, a także służącego do analiz dostępnej obsady której pracownik musiał się zalogować zaburzeniami terminowości, proces z podziałem na magazyny, brygady. i „przeklikać” się poprzez poszczególne obsługiwał głównie manager działu. Ponadto z uwagi na przyzwyczajenia jej obiekty, jednak to nie stanowi wyzwa- To powoduje, iż pochłania on dziennie managera działu wypełniane są imienne nie dla narzędzi RPA , gdyż te z powo- wiele godzin jego pracy, które mógłby, drukowane karty. Przy tej ilości pra- dzeniem możemy zaprogramować tak by a nawet powinien poświęcić na inne cowników i specyfice biznesu kadrowa logowały się również do zewnętrznych zagadnienia związane z zarządzaniem odpowiedzialna za te czynności dziennie aplikacji. komórką i rozwiązywaniem bieżących obsługuje tego typu czynności dotyczą- Proces ten pochłaniał kilka dni robo- problemów, wyzwań. ce 100-200 pracowników. Raz jeszcze czych w miesiącu pracownika działu, Opracowany model RPA w zupełności zaznaczmy, że loguje się do pierwszego zaś narzędzie RPA tego typu czynności odciążył managera od tegoż procesu, systemu, drukuje raport, manualnie go wykonuje w godzinach nocnych co staje robot przejął tę żmudną pracę przy weryfikuje i przepisuje dane do systemu się zupełnie niezauważalne dla mana- czym skracając jednocześnie czas samej HR/HCM oraz zaznacza na karcie druko- gementu przedsiębiorstwa. Konkret- obsługi procesu. wanej co podwaja ilość czynności i cały ne oszczędności można zobaczyć już Częstym, a nawet chyba najczęstszym poziom skomplikowania procesu. praktycznie po kilku miesiącach od obszarem biznesowym gdzie RPA znaj- wdrożenia. duje swoje zastosowanie, a jednocześnie Czas realizacji procesu? z drugiej strony występuje najwięcej Przykład 3 procesów podlegających automatyzacji Pytanie, na które trudno odpowiedzieć i robotyzacji to działy finansowo-księ- bo pojawia się pytanie pomocnicze – Jeszcze innym przykładem było przed- gowe, rozliczenia, kontroling i raporto- w godzinach pracy, czy po jej zakoń- siębiorstwo produkcyjne charakteryzu- wanie. czeniu? Tą czynność oczywiście można jące się złożonym i wielowariantowym Pomysły i potrzeby są różne, jednak „oddać” robotowi, który notabene BOM. Wolumen produkcyjny to kilka ty- w tych obszarach najczęściej rozpo- coraz częściej staje się alternatywą dla sięcy sztuk wyrobu gotowego na każdym czynamy poszukiwać pomysłów na integracji systemów ze sobą. Czynność z 3 zakładów produkcyjnych. robotyzację. To chyba ciągle bynajmniej uzupełniania drukowanych kart to rzecz Z uwagi na specyfikę wyrobu i branży w przemyśle największe pole do popisu jasna zagadnienie do przemodelowania technologia powstaje w dedykowanym i szybkiego ROI dla rozwiązań RPA. Inny- organizacyjnego. systemie projektowo-konstrukcyjnym mi popularnymi obszarami jest obsługa i po opracowaniu pracownik klienta klienta, marketing czy rzeczone kadry Przykład 2 eksportuje pliki z aplikacji, po czym i płace. przenosi je ustalone foldery na serwerze Inny przykład to klient z sektora produk- skąd po dokonaniu dodatkowych opera- Wojciech Ziaja cji FMCG i konieczność wykonywania po- cji w systemie produkcyjnym są one do Consulting Services Director wtarzalnych raportów w oparciu o dane niego importowane. BPC GROUP POLAND Sp. z o.o. z procesu produkcyjnego i zakupowego. W efekcie opracowana zostaje techno- Raporty te były tworzone na potrzeby logia w systemie produkcyjnym, BOM, własne, ale także zewnętrzne. Metodologia jednak ich opracowywania wyglądała dosyć podobnie i opierała się zawsze na korelowaniu ze sobą kilku 2 BPC GUIDE

RPA dla każdego! Każdy powtarzalny proces biznesowy przyśpieszysz z AXACOM poprzez automatyzację. RPA (Robotic Process Automation) jest stosunkowo nowym podejściem do optymalizacji powtarzalnych procesów biznesowych i od kilku lat bardzo dynamicznie rozwija się na świecie. Już wiele firm z sukcesem korzysta z narzędzi RPA, jednak mimo tak dynamicznego rozwoju, rozwiąza- nia RPA nie są wszystkim znane. To cały czas jest nowość i  często słowo „robotyzacja” kojarzy się jeszcze tylko z automatyzacją procesów produkcyjnych, wśród firm brakuje świadomości, że istnieje możliwość zautomatyzowania innych procesów biznesowych. Przedsiębiorstwa, które wdrażają RPA daje wiele korzyści firmom, do z nowymi pomysłami automatyzacji ich technologię RPA odnotowują niespo- minimum ogranicza ryzyko pomyłek pracy, czego często osoba „z boku” by nie tykane dotąd tempo wzrostu pro- (robot się nie myli), pozwala wykonywać dostrzegła. A do tworzenia automatyza- duktywności swoich pracowników prace, gdy brakuje pracowników (robot cji nie trzeba być programistą znającym oraz przyśpieszenie optymalizacji może pracować 24 godziny przez 7 dni dogłębnie wiele różnych technologii. procesów biznesowych a co za tym w tygodniu), pozwala szybciej wyko- Można powiedzieć, że użytkownik idzie coraz lepsze wyniki finansowe. nywać procesy, wykonuje powtarzalne pokazuje nam jak pracuje w systemie (co czynności zamiast człowieka i odciąża klika myszką, jakie pola wypełnia) a my Co daje firmom automatyzacja pracowników od żmudnych, rutynowych tylko uczymy robota tych czynności i on procesów biznesowych? działań i umożliwia przesunięcie ich do potem je wykonuje za nas. innych bardziej wymagających zadań. Ostatnio mieliśmy przykład automaty- – o to zapytaliśmy Huberta Nowaczyka Dostarczanie automatyzacji daje bardzo zacji w dużej firmie handlowej, której Prezesa AXACOM Sp. z o.o. dużo satysfakcji. Sami cały czas zachwy- przygotowanie zajęło tylko 3 dni (to nie camy się efektami i korzyściami jakie pomyłka), dzięki której automat zajmo- „Narzędzia RPA służą do automaty- narzędzia RPA - UiPath dają użytkow- wał się wystawianiem faktur zaliczko- zacji codziennych, powtarzalnych nikom. To bardzo ciekawe narzędzie, wych, ich rozliczaniem z płatnościami, zadań w organizacjach, odciążają bo daje niesamowite efekty zwykłym wysyłaniem faktur lub ich drukowaniem pracowników z obowiązku wykony- użytkownikom (i ich firmom) w bardzo - około 1000 faktur na koniec miesiąca. wania rutynowych żmudnych zadań krótkim czasie, jednocześnie może- Do tej pory musiał to robić człowiek, związanych z powtarzalnymi proce- my usprawniać działanie systemów żmudne, nie ciekawe, możliwość popeł- sami biznesowymi w organizacji. użytkownika nie programując w tych nienia pomyłki, czasochłonne (kilka dni systemach. Fantastyczne jest to, że po pracy co miesiąc). Proszę sobie wyobra- zautomatyzowaniu pierwszych pro- zić zadowolenie osób, które wcześniej cesów, użytkownicy sami przychodzą musiały to robić ręcznie. BPC GUIDE 3

Inny przykład z dużej firmy produkcyj- Czasem wiemy, że nie ma możliwości DANE KONTAKTOWE: nej. Planista codziennie przez 6 godzin wprowadzenia zmian do istniejących AXACOM Sp. z o.o. generuje różnego rodzaju zestawy do- systemów (np. brak w danej firmie kumentacji produkcyjnej (dokumentacje osób tworzących dany system). Dzisiaj, ul. 11-go Listopada 14A techniczne, specyfikacje do każdej partii odkąd mamy narzędzia RPA jak UiPath, 98-200 Sieradz na wiele linii produkcyjnych, kopiowanie większość takich zadań (czasochłon- do różnych folderów itd.). Wzrasta za- nych, powtarzalnych) realizują automa- mob. +48 692 283 312 potrzebowanie na wyroby, konieczność ty, bo możemy śmiało powiedzieć, że www.axacom.com.pl uruchomienia kolejnej zmiany i pojawia jeśli operator może te dane wprowadzić się potrzeba zatrudnienia kolejnego przy pomocy klawiatury i myszki oraz AXACOM to polska firma rodzinna, planisty do obsługi drugiej zmiany. wywołać dane funkcje, to my możemy powstała w  2003 roku. Oferuje in- W kilka tygodni opracowujemy automat, „przyuczyć” robota do tych zadań. nowacyjne rozwiązania biznesowe który przejmuje te wszystkie zadania Co ważne, robot wspomaga obsługę pro- najwyższej klasy oparte na produk- (sam loguje się do aplikacji, wykonuje cesów wykorzystujących różne aplikacje, tach Microsoft oraz UiPath. AXACOM poszczególne funkcje planistyczne, bez konieczności znajomości ich struk- daje swoim Klientom profesjonalne generuje dokumentacje itd.). Robot pra- tur wewnętrznych czy też budowania wsparcie merytoryczne i  bizneso- cuje poza godzinami pracy, dokumenty interfejsów programistycznych. Takie we, doradza firmom w  efektywnym są przygotowane na początek zmiany. rozwiązanie umożliwia szybką integra- realizowaniu biznesu. Specjalizuje Korzyści bardzo wymierne - planista zy- cję, w kilka tygodni wielu systemów się w tworzeniu rozwiązań pod kon- skuje 3/4 swojego czasu, może zająć się bez ingerencji w te systemy. Większość kretne potrzeby klientów, rozwiązań planowaniem i analizowaniem tego co wdrożeń RPA przynosi zwrot z inwesty- bazujących na produktach Microsoft się dzieje na produkcji i nie trzeba two- cji w ciągu 6-9 miesięcy” Dynamics 365 for Finance i  Supply rzyć nowego etatu - oszczędność 1 i 3/4 Chain Management i rozwiązań z za- etatu. W ciągu roku bardzo wymierne Hubert Nowaczyk kresu automatyzacji procesów bizne- korzyści. Prezes Zarządu sowych, robotyzacji procesów (RPA) Od ponad 20 lat wdrażamy rozwiązania AXACOM Sp. z o.o. w  oparciu o  najnowsze produkty ERP i wiemy, że część wymagań doty- UiPath. czących optymalizacji pracy trudno jest oprogramować (czasochłonne, skompli- kowane itp..), czasem różni użytkowcy wykonują nieco inne zadania, często trzeba pobrać dane z Excela albo je wysłać mailem. 4 BPC GUIDE

ROBOTY – moda czy realny zysk? Studium prostych przypadków biznesowych Dostawca na swoim dedykowanym Rozwiązanie: Robot, który codziennie, „Robot software’owy jest idealnym portalu internetowym umieszcza wykorzystując dedykowane narzędzie, rozwiązaniem do tworzenia takich faktury do pobrania dla klientów. wczytuje pliki w odpowiednią lokaliza- zadań” – mówi Jakub Wysocki, spe- cję. cjalista w „pisaniu” robotów w firmie Problem: Koszt robota: 2 dni robocze specjalisty, Archivio. 1. Ze względu na specyfikę towarów w tym przekazanie i szkolenie operatora. Zysk: uwolnienie 0,5 etatu do innych „Robot sprawdzi się wszędzie tam, i różnych adresatów wewnętrznych czynności. gdzie występują proste, powtarzalne (rozproszone oddziały) faktur jest czynności, angażujące dużą ilość dużo – około 50 dziennie. Obsługa masowej korespondencji ludzkiej pracy. Robot może je nie 2. Ze względu na rozproszenie, wiele mailowej z załącznikami. tylko wykonać, ale też na podstawie kont autoryzacyjnych (haseł i logi- Klienci przysyłają zdjęcia/skany dostępnych lub pozyskanych w trak- nów). podpisanych wniosków które cie działania danych, rozdysponować 3. Część faktur to faktury korygują- muszą zostać dołączone do umowy informacje do odpowiednich osób ce, które wymagają innej ścieżki papierowej oraz zarchiwizowane i komórek.” akceptacji. elektronicznie. Efekt: zaangażowanie do 0,5 etatu na Archivio jest firmą, która od wielu stałe do obsługi. Problem: Obsługa dużej ilości maili lat zajmuje się digitalizacją i prze- Rozwiązanie: Robot, który codziennie dziennie (500). twarzaniem dokumentów. Od ponad rano loguje się do portalu dostawcy 3. Powtarzalność w wykonywaniu roku realizuje także projekty robotów i pobiera nowe faktury, po czym wysyła software’owych korzystając z platformy je jako pliki do odpowiednich osób wielu elementów procesu, otworze- Wizlink. Ma za sobą działające z sukce- w organizacji w zależności od typu nie maila, przeczytanie, zapisanie sem u klientów roboty oszczędzające dokumentu. załączników w odpowiednie miej- czas pracowników. Koszt przygotowania robota: 4 dni sce, wydrukowanie. robocze specjalisty, w tym przekazanie Rozwiązanie: Robot, który po urucho- „Najpierw przećwiczyliśmy działa- i szkolenie operatora. mieniu pobiera wszystkie maile oraz nie robotów we własnej organizacji. Zysk: uwolnienie 0,5 etatu do innych załączniki z danej skrzynki. Korzystając Nauczyliśmy się wiele i to co oferuje- czynności z pomocniczego pliku zawierającego my klientom to spore doświadczenie informacje o kontrahentach, zapisuje i zaangażowanych ludzi, dla których Dane pobrane z różnych dokumenty we właściwych katalogach roboty to także pasja.” - mówi Prezes dokumentów finansowych są oraz drukuje dokument wraz z infor- Zarządu Agnieszka Szymczak. przesyłane do centrali holdingu macją do jakiej umowy powinien zostać w odpowiednią lokalizację, w celu dołączony. DANE KONTAKTOWE: wczytania do systemu ERP. Do tego Koszt robota: 2 dni robocze specjalisty. służy dedykowane narzędzie. Każdy Zysk: uwolnienie 1 etatu do innych Archivio sp. z o.o. dokument to oddzielny plik xml czynności ul. Annopol 4A i musi być wczytywany oddzielnie. 03-236 Warszawa Problem: tel.: +48 22 814 54 07 1. Wczytywanie około 1000 doku- [email protected] mentów dziennie angażuje wysoko płatnego operatora w wymiarze 0,4 https:/archivio.pl/ etatu. 2. Powtarzanie tak wielu tych samych czynności powoduje błędy związa- ne z rutyną. BPC GUIDE 5

Mój nowy asystent BOT RPA Robotic process automation „Przed 20. dniem miesiąca jestem niedostępna” - mówią księgowe. Siedzą w pracy, zbierają dane od klientów, księgują, tworzą zestawienia i raporty. I są wykończone powtarzaną nudną, żmudną pracą. Co miesiąc to samo: na myślenie brak czasu, a oczekiwania w stosunku do działu księgowego to nie tylko wprowadzanie danych i robienie raportów, ale również bieżąca wiedza chociażby na temat zmieniających się przepisów i jej zastosowanie w praktyce. A gdyby tak zatrudnić robota? wych ludzi - nie będących informatykami tyzację, to powstaje nam platforma - jak tworzyć roboty. Ja swojego pierw- robotyzująca cały proces „produkcyjny” Księgowość to naturalne środowisko szego robota zrobiłem po 15 minutach. biurowy, z czynnościami i decyzjami do wykorzystania robotów programo- Oczywiście był on niezwykle prosty, ale człowieka. W przypadku koniecznej in- wych. Pozyskiwanie faktur od klientów, to pokazuje, jak szybko za pomocą tej terwencji człowieka robot kolejkuje za- przetwarzanie e-maili i wprowadzanie platformy można zrobić rzeczy, na które dania wymagające decyzji, a pracownik danych z faktur do systemów informa- kiedyś trzeba było poświęcić wiele czasu odpowiedzialny za ich podjęcie dostaje tycznych to schemat, którego z powodze- i zasobów - mówi Sławomir Puciłowski, na biurko zadania, podejmuje decyzje niem można nauczyć robota. Dyrektor ds. rozwoju i serwisu SAP i wrzuca zadania dalej do wykonania w SI-Consulting. przez robota, nie zatrzymując całego Łatwo powiedzieć, tylko jak to zrobić? procesu - uzupełnia. Dziś możemy stwierdzić, że jeszcze Dla każdego asystent na miarę Sławomir Puciłowski podkreśla, że prościej. Z pomocą przychodzi technolo- w założeniu cała technologia od strony gia RPA. W swojej najprostszej postaci to Platformy RPA mają zastosowanie użytkowej jest bardzo prosta, a z pew- zbiór poleceń, które ma wykonać robot zarówno w dużych, jak i małych orga- nością znacznie mniej skomplikowana w danej kolejności. „Robotów nie widać, nizacjach. W małych - bo łatwo w nich niż standardowe pisanie aplikacji. RPA widać efekty ich działania” - mówi odzwierciedlić procesy: proste, powta- powstało na bazie oprogramowania do Łukasz Kowalski, Business Development rzalne, oparte na opisywalnych i prze- testowania programów. Aplikacja do Director w SI-Consulting. Robot to ikona widywalnych regułach. Ludzie odpowie- testów udawała człowieka, by znaleźć na pulpicie, która po uruchomieniu dzialni za ich realizację mogą sobie sami potencjalne błędy. Ktoś pomyślał, że działa identycznie jak człowiek. Loguje tworzyć własnych asystentów. można tę ideę wykorzystać do automa- się tam, gdzie on, pobiera dane, które Czy w dużej organizacji RPA się tyzacji procesów i tak skonstruował na- pobierałby człowiek, tworzy raporty przyda? Oczywiście. Wraz ze wzrostem rzędzie, by udawało, że jest człowiekiem i na koniec może je wysłać mailem lub skali przedsiębiorstwa rośnie stopień w stosunku do systemu. zapisać w katalogach. Dla systemów skomplikowania i procesów, i robotów. - informatycznych robot to kolejny użyt- Wtedy RPA dryfuje w stronę takich pojęć Człowiek niezbędny do indy- kownik. jak automatyzacja kognitywna i hiperau- widualizacji - Platformy RPA przynoszą ze sobą ideę tomatyzacja - mówi Sławomir Antonie- „less-code”/ „no-code”, czyli tworzenia wicz, Project Manager zintegrowanych Wirtualny asystent uwalnia czas na oprogramowania bez programowania. systemów zarządzania w SI-Consulting. działania, które są bardziej efektywne Zbiór poleceń dla robota można ułożyć - Dodajemy sztuczną inteligencję i ucze- dla organizacji. Eliminując zadania myszką lub użyć nagrywarki do nagrania nie maszynowe, dzięki czemu robot powtarzalne, przesuwamy pracowni- całego procesu. Jest to łatwiejsze niż staje się robotem inteligentnym i można ków do zadań bardziej wymagających. tworzenie makr w Excelu. Można szybko wtedy automatyzować procesy, których Oczywiście, nie wszystkie procesy warto stworzyć takiego robota, w ekspreso- decyzje wynikają z historii przebiegów. automatyzować. wym tempie możemy też nauczyć no- Jeśli do tego dodamy hiperautoma- 6 BPC GUIDE

PROBLEM: Mam stare systemy informatyczne i nie da się z nimi nic zrobić Wielu przedsiębiorców korzysta ze starych systemów, sprzed czasów szyn danych, i pozornie ma do wyboru tylko dwie drogi: kupić system zintegrowany lub pozostać przy starych systemach. RPA nic nie musi integrować, nie musi sięgać do systemów od strony kodu, do szyn, API itp. Działa na intefejsie użytkownika danego systemu. Jeśli tylko pracownicy mogą się logować do systemu, to dany system może być elementem procesu robotyzacji. RPA korzysta z różnych źródeł danych. Pobiera je również z zewnętrznych PROBLEM: Cały zespół ludzi na serwisów, nawet jeśli mają zabezpieczenie „antyrobotowe”. kwarantannie RPA w obecnej sytuacji zapewnia Ale te nie zautomatyzowane będą Do automatyzacji wybiera się procesy podstawowe bezpieczeństwo realizacji musiały dziać się dużo szybciej i dużo stabilne, które nie ewoluują w perspek- procesów biznesowych. Przeniesienie wydajniej, żeby nadążyć za tymi zauto- tywie czasu, stanowią żmudną i po- realizacji procesów na roboty unie- matyzowanymi, przez co będą potrze- wtarzalną, obciążającą wytrzymałość zależnia przedsiębiorstwo od stanu bowały dodatkowych zasobów i uwagi. pracownika czynność, nie wymagającą zdrowia pracowników. Robot niezmor- Sławomir Puciłowski mówi, że jest to zbyt intensywnego myślenia. Przed dowanie dostarcza wyniki, w tempie bardzo podobne do tego, co dzieje się na wdrożeniem sprawdza się podatność jakiego od niego wymagamy. hali produkcyjnej. procesów na automatyzację. Jeśli Łatwo można sobie wyobrazić model z analizy wyjdzie, że dany proces w 70% Zaawansowana automatyzacja biznesowy, w którym znacząca część przebiegów wykona się poprawnie, czyli Robotic Process Autiomation produkcji to wyroby standardowe, warto go automatyzować. Pozostałe 20- kupowane z katalogu. Ich produkcja 30%, które się nie udały, robot raportuje Rok 2021 to dynamiczny rozwój narzędzi mogłaby odbywać się na taśmie produk- do człowieka, który ma znaleźć przyczy- wspierających tworzenie inteligentnego cyjnej, całkowicie automatycznie. - Ale nę niepowodzenia. przedsiębiorstwa: wydobywanie i odkry- już w przypadku produktów na zamó- wanie rzeczywistych procesów przebie- wienie, np. specjalistycznych rowerów, Robotyzacja umożliwia gających w przedsiębiorstwie (process z których każdy jest inny, dostosowany przedsiębiorstwom mining), kontrolowanie i zarządzanie do konkretnego użytkownika, nie ma więcej, inaczej, lepiej, nimi (process management) oraz ich sensu automatyzowanie procesu, a przy- efektywniej, z korzyścią automatyzacja (process automation). najmniej nie w całości - mówi Dyrektor dla ludzi, którzy będą Pojawią się coraz doskonalsze narzędzia Puciłowski. Oczywiście procesy prze- czuli, że nie grzęzną pozwalające w czasie rzeczywistym two- biegające w systemach informatycznych w powtarzalnych rzyć modele procesów, śledzić ich wyko- to nie linia produkcyjna, ale od strony i schematycznych nanie oraz różnorodne wskaźniki. Warto automatyzacji klasa problemów jest bar- działaniach zobaczyć co już dziś potrafi np. UiPath dzo podobna. i pracodawcy, którego i Celonist w tym zakresie, a to dopiero Łukasz Kowalski z kolei podkreśla najcenniejsi pracownicy początek! Modele procesów są świetnym odwrócenie myślenia z ery przemysło- nie będą szukali innej, wstępem do ich automatyzacji. wej. Kiedyś automatyzowaliśmy procesy bardziej rozwijającej W roku 2021 technologie RPA z pew- produkcyjne, a cała reszta wymagała pracy. nością w pełni wykorzystają zmiany człowieka. Teraz myślimy o tym inaczej: zachodzące w obszarze technologicz- znamy się na biznesie i o niego dbajmy, nym (AI, cloud, no-code), dostarczając poświęcając większość uwagi na to, co coraz sprawniejszych narzędzi infor- mamy unikatowe. - A back office może matycznych. Rok 2021 to już nie prosta być zrobotyzowany, dzięki czemu my automatyzacja, ale coraz lepsze wsparcie będziemy mogli w większym stopniu dla skomplikowanych procesów wraz skoncentrować się na naszym biznesie z możliwością podejmowania decyzji - dodaje. i uczenia się przez technologię IT. BPC GUIDE 7

Szewc, który w BOTACH chodzi rozmowa ze Sławomirem Puciłowskim, dyrektorem ds. rozwoju i serwisu SAP w SI-Consulting Firma SI-Consulting sp. z o.o. W jakim obszarze wdrażacie roboty? Rozumiem, że jest to proces wspiera transformację cyfrową, Wyłącznie w back-office czy również trwający… wykorzystując szerokie portfolio w obszarze core biznesu? Tak, wciąż pojawiają się nowe pomy- produktów i usług: nowoczesne Mam wątpliwość jak to podzielić, bo to sły. Roboty, które już mamy, po prostu systemy zintegrowane, rozwiązania co u nas w zasadzie jest częścią pro- działają, oczywiście monitorujemy je chmurowe, usługi SaaS, oraz indywi- cesu biznesowego, można traktować i zarządzamy nimi. Ale przygotowujemy dualne rozwiązania dostosowane do jako funkcje back-office. Robotyzujemy kolejne, które ułatwiają pracę pracowni- wymagań klientów. u siebie procesy, które klienci często nie kom z Centrum Danych Podstawowych, postrzegają jako procesy oczywiste do np. wprowadzanie do systemu SAP Jesteście ekspertem w zakresie RPA, automatyzacji, czyli procesy rozliczenio- informacji o dostawcach czy rozliczenia czy sami dla siebie budujecie roboty? we, niezwiązane bezpośrednio z księ- kart paliwowych. Akurat w tym zakresie Oczywiście. Budujemy z dwóch powo- gowością. Dotyczy to naszego portalu ciągle pojawiają się nowe potrzeby … dów: po pierwsze dlatego, że mamy takie helpdesk’owego, który jest podstawą Czyli w miarę wdrażania rozwiązań potrzeby, a co najważniejsze potrafimy do kontaktu z klientem, ale również do RPA apetyt na roboty rośnie? i umiemy. Budując roboty dla siebie, je- rozliczeń, w tym rozliczeń z podwyko- Oczywiście. Gdy tylko człowiek doświad- steśmy sami dla siebie testerem nowych nawcami. Przed automatyzacją obsługi- czy wsparcia ze strony robotów, zaczyna rozwiązań, które dostajemy od produ- wało go 2,5 osoby. Gdy proces przejęły kreatywnie myśleć, co jeszcze mógłby na centa. Budujemy wiedzę na potrzeby roboty, dwie osoby mogliśmy skierować nie delegować. wdrożeń u klientów, ale również sami do innych zadań. z tego korzystamy. Jakie przykładowe roboty jeszcze Czyli nie jesteście przysłowiowym zatrudniacie? szewcem. Buty, a właściwie boty, Mamy roboty w obszarze HR i finansów, macie i to w całkiem pokaźnej które na przykład wystawiają korekty liczbie… Czy testujecie każdą do faktur. Mamy również takie, które za- nowinkę? kładają i drukują listy przewozowe, czy Skupiamy się na tych rzeczach, które nadają i zdejmują uprawnienia do pracy w danej chwili klienci nam zgłaszają jako w naszym środowisku informatycznym. najbardziej potrzebne. To, co obecnie Mamy też bota, który prowadzi rozlicze- wydaje się najważniejsze, to współpraca nia wydruków: zbiera dane o tym, kto platformy RPA ze światem zewnętrznym, ile arkuszy drukował w ciągu miesiąca a szczególnie zagadnienia związane z od- i przygotowuje odpowiednie raporty. Te czytywaniem informacji z plików pdf, prace wynikają z kontraktu jaki mamy skanów lub formularzy. Na razie to dla zawarty z klientem. Z naszego punktu nas priorytet, ustalony potrzebą klienta. widzenia są to roboty operacyjne, ale powiązane z obszarem back-office. 8 BPC GUIDE

Czy roboty u Was w firmie wdrażane są przez te same osoby, które obsługują klientów? Do wewnętrznych prac bardzo chętnie korzystamy z naszych kolegów juniorów, którzy muszą się doszkalać. Wolimy, by proces szkolenia przechodzili na naszych wewnętrznych procesach. Do projektów u klientów dedykowani są seniorzy, z du- żym doświadczeniem w zakresie RPA. Co było pierwsze - robotyzacja czego to zrobimy, ma znaczenie jedynie w różnych technologiach. Mamy cały dla siebie czy pomysł na biznes z punktu widzenia środowiska klien- wachlarz ludzi, których można włączyć u klientów? ta. Chcemy mieć wachlarz rozwiązań, w odpowiednim momencie i dzięki temu Od początku był to pomysł na biznes z którego możemy wybrać to, co akurat możemy się skupić na procesie, a nie u klienta, choć nie tak wprost. Na najbardziej pasuje. na użyciu konkretnej technologii. Choć potrzeby własnego działu wytwarzania oczywiście, gdyby klient potrzebował oprogramowania stworzyliśmy centrum I to jest źródło Waszej przewagi analizy i gruntownych zmian w proce- testowania. Założeniem była, automa- nad konkurencją? sach biznesowych, dysponujemy konsul- tyczna realizacja testów. Gdy zajęliśmy Tak i nie tylko. To są twarde fakty, które tantami, którzy mogą się tym zająć. się testami, na horyzoncie pojawiły się za nami przemawiają. Dodałbym do platformy RPA. Zaciekawiły nas na tyle, tego, iż często w trakcie automatyzacji Mówiłeś o twardych faktach że stwierdziliśmy, iż warto zbudować okazuje się, że co prawda wszystko moż- związanych z waszą przewagą. zespół, który będzie w stanie oferować na zrobić na platformie, ale nie wszystko Są jakieś miękkie? je jako usługę na zewnątrz. Tak też ma swoje uzasadnienie ekonomiczne. Mimo, że mówimy o robotyzacji, a może prowadziliśmy cały proces, włącznie ze Ale my potrafimy wprowadzić takie właśnie szczególnie dlatego, ważne jest szkoleniem pracowników, aby zbudować zmiany w procesie biznesowym, by jego to, co ludzie w nas dostrzegają, w tym usługę dla klientów. automatyzacja była bardziej skuteczna. miękkie aspekty współpracy. Klienci Czy ten zespół to odrębna jednostka Zmiany to długotrwały i kosztowny poszukują firm które posiadają wiedzę organizacyjna? proces… i kompetencje, ale co równie ważne, Tak, zajmuje się wyłącznie RPA, ale na Nie mogę się nie zgodzić z tym stwier- współpraca z nami układa się partner- trzech różnych platformach. Mamy spe- dzeniem, natomiast nie takie zmiany sko, bardzo dobrze wpasowujemy się cjalistów w zakresie UiPath, Automation mam na myśli, zwykle nie chcemy prze- w ich procesy i rozumiemy problemy Anywhere i iRPA (SAP), czyli według fir- budowywać wszystkiego. Chodzi bar- z jakimi borykają się na co dzień. Zresztą my doradczej Gartner trzech najbardziej dziej o to, że może się okazać w trakcie zarówno ja, jak i lider naszego zespołu znaczących producentów platform RPA wdrożenia, że drobna zmiana w realiza- RPA pracowaliśmy wiele lat po stronie na świecie. To pozwala nam na dobór cji procesu lub w systemie ERP spowo- klienta, więc łatwo nam zrozumieć pro- odpowiedniego rozwiązania dla każdego duje, że proces będzie się wykonywał blemy i zagadnienia jakie go dotykają. klienta. znacząco szybciej, niż gdybyśmy użyli Otwarcie mówimy o zaletach i ogranicze- Ale też wymaga więcej czasu samej tylko platformy RPA. To często niach tej technologii, a przede wszystkim i nakładów… są bardzo proste rzeczy typu formatka o tym co można osiągnąć a czego nie. To jest pewne utrudnienie, ale my po- w Excelu dla informacji, która wcześniej Dzielimy się naszą wiedzą zarówno stanowiliśmy nie przywiązywać się tak przychodziła w e-mailu, albo dodatkowe procesową, jak i technologiczną. Uwa- mocno do technologii. Filozofia przy- pole w systemie, dzięki czemu informa- żamy, że edukacja to część naszej pracy. świecająca platformom RPA, sprowadza cja będzie się szybciej przetwarzała. Często słyszymy od naszych klientów, że się do przesunięcia środka ciężkości pro- Mamy taką możliwość, bo dysponujemy jesteśmy pasjonatami robotyzacji. Jeden jektu, z technologii na proces biznesowy działem programistycznym, działem ERP z naszych klientów uświadomił mi, że to - my konsekwentnie idziemy w tę samą i developerskim tworzącymi aplikacje iż chętnie dzielimy się wiedzą wyróżnia stronę. Bardziej nas interesuje zauto- nas na rynku. matyzowanie procesu, a to, za pomocą Dziękuję za rozmowę. BPC GUIDE 9

Gdy tylko człowiek doświadczy wsparcia ze strony robotów, zaczyna kreatywnie myśleć, co jeszcze mógłby na nie delegować. Robot zostaje Governance Struktura modelowego kolegą z pracy w zakresie RPA projektu robotyzacji: W wielu organizacjach Wdrożenie RPA 1. Opracowanie założeń robotom nadaje się ludzkie w przedsiębiorstwie to nie tylko do modelu zarządzania imiona a więc pojawiają uruchomienie platformy RPA (governance); się nowi pracownicy Krzyś, i automatyzacja pierwszych Ela, Rudolf. Eksperci mówią procesów. Niezbędnym 2. Wypracowanie roadmapy o współpracy człowiek – warunkiem takiego wdrożenia automatyzacji procesów robot a robot posiadający jest zapewnienie skutecznej biznesowych; własne imię znacznie to komunikacji pomiędzy biznesem, ułatwia. Najlepsze wyniki wewnętrznym IT i firmą 3. Opracowanie podejścia daje właśnie połącznie współpracującą w zakresie do identyfikacji dalszych intuicji i doświadczenia ludzi robotyzacji. obszarów i procesów do z możliwościami robotów. W ramach tych działań automatyzacji; warto przemyśleć, jak będzie Robotyzacja to proces, odbywała się komunikacja 4. Opracowanie architektury który obejmuje: pomiędzy działami, kto będzie środowiska z uwzględnieniem: • wybór i optymalizację odpowiedzialny za automatyzację stan na teraz, stan docelowy; procesów, a kto za techniczne procesów pod jak utrzymanie platformy, jakie 5. Zbudowanie automatyzacji najbardziej efektywne procedury należy zmienić (robotów) dla pierwszych działanie robotów, w przedsiębiorstwie a jakie procesów biznesowych; • dobór narzędzi RPA, mogą pozostać niezmienione • osadzenie nowej w związku z wdrożeniem nowej 6. Wdrożenie botów na technologii technologii. środowisku produkcyjnym; w infrastrukturze danego 7. Transfer wiedzy przedsiębiorstwa, i przygotowanie dokumentacji; • wpasowanie procesów zarządzania robotyzacją w model biznesowy przedsiębiorstwa (governance) 10 BPC GUIDE

Trzy porady przed wdrożeniem robotów Łukasz Kowalski, Business Development Director w SI-Consulting Licencja Infrastruktura Największe zagadnienia pojawiają się w warstwie organizacji procesu i loka- Zmienia się społeczne podejście do Nie jest problemem zbudowanie robota lizacji kompetencji związanych z robo- przedmiotów. Coraz częściej chcemy ani zoptymalizowanie procesu. Robot tyzacją: czy bliżej biznesu, który zna mieć funkcjonalność, jaką nam oferują, musi działać w określonym środowisku operacyjne reguły, ale nie zna narzędzi, w miejsce ich posiadania. Nawet w przy- technologiczno-biznesowym i należy czy w IT, które zna narzędzia, ale nie ma padku samochodów, co wydawało się nie to uwzględnić w trakcie projektu. Na pełnej wiedzy o procesach biznesowych. do przejścia w męskim świecie, okazuje tym etapie warto rozważyć czy roboty Wynikiem tej analizy mogą być oczywi- się, że młode pokolenie woli wypożyczać będą instalowane lokalnie u klient czy ście rozwiązania pośrednie uwzględnia- auta, niż płacić i o nie dbać. Podobnie w chmurze. Zwykle klienci myśląc o ro- jące oba te podejścia. jest robotami w przedsiębiorstwie. botyzacji, nie myślą o infrastrukturze. W następnym kroku należy opraco- Możemy je zbudować w wewnętrz- Tymczasem w trakcie projektu okazu- wać procedury komunikacyjne, które nym środowisku informatycznym je, że konieczne prace (np. instalacja uwzględniają dział IT, biznes oraz part- i samodzielnie lub z pomocą partnera robotów, nadawanie im odpowiednich nera wdrożeniowego. Wszystkie trzy wdrożeniowego o nie dbać. Wiąże się to uprawnień, tworzenie dedykowanego strony zaangażowane w proces robo- z zakupem licencji wieczystych lub zaku- IP itp.) powodują, że połowa czasu na tyzacji muszą być skutecznie włączone pem maintenance producenta i serwisu projekt jest poświęcana na budowanie w proces. partnera wdrożeniowego. infrastruktury, a nie na budowanie i te- Odpowiednia organizacja i komunika- stowanie robota. cja, dobór odpowiedniej infrastruktury i modelu licencyjnego stanowi funda- To jeszcze sytuacja najczęstsza, jednak Im większe i bardziej skomplikowane ment udanej robotyzacji. w tej chwili modele skłaniają się ku przedsiębiorstwo tym większy nacisk rozwiązaniom SaaS i pay-as-you-go. trzeba położyć na governance czyli DANE KONTAKTOWE: Producenci platform poszli w kierunku określenie zasad i procedur związanych SI-Consulting Sp. z o.o. uelastycznienia systemów licencyjnych z robotyzacją oraz sposobu organizacji ul. A. Słonimskiego 1-1a i preferowanym modelem licencyjnym robotyzacji w strukturach firmy. jest licencja cloudowa. Możemy też po 50-304 Wrocław prostu pobrać robota ze sklepu (vide: Organizacja i komunikacja tel.: +48 71 780 91 11 przykładowe roboty), który realizuje [email protected] określoną funkcję, czasem dla setek Jeszcze zanim przystąpimy do roboty- www.si-consulting.pl klientów. Albo zamówić określoną liczbę zacji, musimy przemyśleć, w jaki sposób przebiegów procesów, które chcemy chcemy współpracować z robotami, bo zrealizować za pomocą robotów. gdy pojawia się robot, musi wkompo- Decydując się na robotyzację, musimy nować się w istniejące środowisko biz- podjąć decyzję o sposobie jej realizacji nesowe. Czasem niezbędna jest większa i co jest z tym związane, sposobie jej lub mniejsza reorganizacja. Im większe rozliczania. przedsiębiorstwo, tym organizacja dzia- łu zajmującego się robotyzacją, stanowi większe wyzwanie. BPC GUIDE 11

RPA - HIT czy MIT To czy robotyzację procesów najszybciej przetestować w firmie. Zjada Przykład 1: Przedsiębiorstwo okrzykniemy hitem czy mi- nas ciekawość i chęć wypróbowania produkcyjne posiadające niewielki tem, zależy głównie od tego, nowości. To bardzo dobrze, ale zanim zespół biznesowy oraz nieduży jakie są nasze oczekiwania zaczniemy warto zastanowić się nad dział IT (dwie osoby zajmujące się co do tej technologii. Świado- tym, w jaki sposób wdrożyć ją w firmie głównie infrastrukturą). mość jej możliwości i ogra- i bynajmniej nie mówimy tu o aspektach Przedsiębiorstwo jest córką większej niczeń pozwoli nam uniknąć technicznych, choć i one są oczywiście firmy, której centrala znajduje się za na końcu wielu rozczarowań. ważne. granicą i tam są umieszczone główne ośrodki biznesowe i IT. Firma chce Czytając artykuły związane z RPA o tym, OCZEKIWANIE 1: rozpocząć wykorzystywanie platformy jak ułatwia pracę i jak bardzo wspiera Wdrażamy platformę RPA RPA, widząc w tym rozwiązaniu środek nowoczesne trendy w biznesie (np. na swoje bolączki. Nie chcąc jednak cyfrową transformację i antykruchość Korekta oczekiwania: przed posta- rozbudowywać działu IT i biznesowego przedsiębiorstw), możemy pomyśleć, nowieniem o wdrożeniu robotyzacji o trudnych do pozyskania specjalistów, że wystarczy kupić tę platformę i już ustalmy jej miejsce w organizacji decyduje się na to, żeby całość kompe- będziemy mogli czerpać korzyści z jej Jedno z pierwszych pytań, które po- tencji związanych z technologią RPA niezwykłych możliwości. Technologia winniśmy sobie zadać, dotyczy tego, przenieść na firmę zewnętrzną. W firmie RPA to prosta idea. Oczywiście, ale musi- jakie kompetencje chcemy wybudować pozostaje powołany koordynator do my pamiętać, że nie działa ona w próżni w naszej organizacji, a jakie będziemy spraw automatyzacji procesów odpo- i musimy odpowiednio dopasować kupowali z zewnątrz. Czasami, lepszym wiedzialny za prawidłową realizację nasze środowisko biznesowo-tech- rozwiązaniem dla nas będzie koncen- projektu i koordynację prac. nologiczne, jeżeli oczekujemy od niej tracja na naszych procesach i szukaniu Przykład 2: Duża firma z sektora efektywności. tych, które są najlepsze do automatyza- utilities o rozbudowanej strukturze, cji. W tym wypadku budowę robotów w tym wiele różnorodnych Od czego zacząć? Zawsze gdy spoty- możemy zlecić specjalistom z zewnątrz. jednostek organizacyjnych. kamy jakąś nowość na rynku, która nas Innym razem rozsądniej będzie stworzyć Przedsiębiorstwo podjęło decyzję fascynuje - nowa idea lub coś bardziej nową jednostkę organizacyjną zajmu- o budowie własnego zespołu RPA namacalnego, jak RPA - chcemy z nią jącą się robotyzacją lub też powierzyć jak najszybciej zacząć pracować i jak te obowiązki jednemu z istniejących już działów. 12 BPC GUIDE

i oczekuje od partnera, z którym chce Możemy przyjąć, że robot spełnia nasze A jeśli nie da się zautomatyzować proce- współpracować, że pomoże mu stworzyć oczekiwania, jeśli jest skuteczny w  co su w 100% bo jest trudny i wymagający- governance, nauczy zespół zajmujący najmniej 70% - a więc przynajmniej bądź też efektywność automatyzacji nie się robotyzacją, w jaki sposób pracować 70% przebiegów procesu wykonało się wynosi 100%, to nie jest to powód do z nową platformą oraz będzie wspierał poprawnie. Oczywiście istnieją procesy rezygnacji. 80% zaoszczędzonego czasu swoją wiedzą pozyskiwanie i realizację i boty, które są skuteczne w 100% , bo im i/lub pieniędzy, to też atrakcyjna opcja. tematów do automatyzacji. prostsza praca do wykonania i bardziej ustrukturyzowane dane, tym skutecz- OCZEKIWANIE 3: Jeśli wybraliśmy już model ność automatyzacji rośnie. Robotyzujemy procesy biznesowy dla naszego księgowe i HR przedsięwzięcia, możemy pójść Warto mieć na uwadze, że krok dalej i zastanowić się, gdzie robot nie musi wykonać Korekta oczekiwania: księgowość i HR umieścić nasz zespół do spraw wszystkich przebiegów nie są jedynym obszarem powtarzalnych automatyzacji? Czy zespół taki procesu poprawnie i prostych czynności powinien być bliżej IT czy może (i nie musimy tego od biznesu? niego oczekiwać), ale ma Gdzie szukać procesów powiadomić człowieka, co do automatyzacji? Decyzja w dużym stopniu będzie zale- się udało wykonać, a co nie, żała od tego, kto w organizacji silniej aby człowiek mógł podjąć Szukajmy wszędzie, chociaż najczęściej będzie wspierał procesy automatyzacji decyzje o kolejnych krokach. firmy rozpoczynają swoją przygodę i kto będzie jej naturalnym liderem. z RPA szukając optymalizacji w działach Bez względu na to, czy zdecydujemy się Uzbrojeni w tą wiedzę moglibyśmy księgowości, w działach HR czy też w ob- umieścić zespół do spraw automatyzacji pomyśleć, że warto zacząć przygodę słudze klienta. bliżej biznesu czy bliżej IT, pamiętajmy, z robotyzacją od tych zadań, które wyko- że platformy RPA przesuwają ciężar nują się ze skutecznością bliską 100%. Coraz bardziej skomplikowane środowi- z obszaru technologii na procesy biz- Z pewnością jest to bardzo kusząca sko biznesowe, coraz więcej przepisów nesowe. Miękkie kompetencje stają się opcja: proste zadania i proste dane, i obowiązkowych raportów a jedno- równie ważne, jak umiejętności techno- a więc szybka realizacja projektu. cześnie potrzeba utrzymania kosztów logiczne. Nasze doświadczenie pokazuje, że takie ludzkich w ryzach powodują, że w tych procesy nadają się świetnie na projekt obszarach chętnie przesuwa się proste Platformy RPA przesuwają typu PoC (Proof of Concept - projekt prace - typu księgowania, korekty faktur ciężar z obszaru technologii pilotażowy), jeśli jednak chcemy podejść czy przetwarzanie umów o pracę - na na procesy biznesowe. do tematu automatyzacji kompleksowo, roboty. lepiej zacząć od tych procesów, które OCZEKIWANIE 2: są najważniejsze z punktu widzenia Ale dlaczego oprócz powyższych Robotyzujemy procesy, które przedsiębiorstwa, bo przyniosą konkret- procesów nie zastosować ro- wykonają się ze skutecznością nym działom i/lub przedsiębiorstwu botów w rozliczaniu drukarek, bliską 100% w całości największe korzyści. zakładaniu uprawnień, obsłudze umów czy rozliczaniu odbiorców Korekta oczekiwania: zacznijmy od i dostawców? procesów, które są najważniejsze, bo przyniosą największe korzyści. Jeżeli mamy już pomysł, jak wdrożyć automatyzację w naszej organizacji, warto uświadomić sobie również czego możemy oczekiwać od samej technologii. Poszczególne boty w czasie działania naśladują pracę człowieka i - tak jak człowiek - zdarza się, że nie są w stanie wykonać wszystkich zadań poprawnie, ponieważ zabraknie im jakichś danych, dane okażą się niewłaściwe lub koniecz- ne jest podjęcie decyzji leżących poza możliwościami bota. BPC GUIDE 13

Przykład: Klient z sektora utilities Skoro wiemy, jakie procesy wybierać nego narzędzia może być najlepszym musi sprawniej (w określonym i jakie mieć oczekiwania względem ich rozwiązaniem. Mogą one badać efek- czasie, do czego zobowiązuje go automatyzacji, pozostaje zastanowić się, tywność procesów, liczby przebiegów prawo) obsłużyć proces zmiany jak te procesy wydobyć z przedsiębior- i wiele innych wskaźników, które można dostawcy usług. stwa (process mining). wykorzystać do podnoszenia efektywno- Zwykle wyobrażenie o tym, jak prze- ści przedsiębiorstwa, nie tylko z wyko- Proces ten składa się z 3 podprocesów. biega praca, mocno odbiega od tego, jak rzystaniem platformy RPA. Wszystkie podprocesy są obecnie wy- wykonuje się ją rzeczywiście. Nawet konywane przez roboty, które pobierają z pozoru najprostsze procesy mają wiele Platformy RPA dane z systemów informatycznych, punktów decyzyjnych i odnóg, o których to obecnie często kompletują i sprawdzają dokumenty, zwykle się nie pamięta, bo są oczywiste. rozbudowane narzędzia wysyłają informację o stanie procesu do o ogromnych możliwościach. klienta przez bramkę SMS-ową, przygo- Do wydobycia procesu, możemy Spotkanie realnych towują odpowiednie umowy, podpisują skorzystać z kilku metod. Najpo- oczekiwań względem je podpisem elektronicznym, a następnie pularniejsza to warsztaty. Dobry możliwości platformy wysyłają informację o zmianie dostawcy analityk i odpowiednio zmoty- RPA z rzetelną wiedzą na odpowiednią platformę. wowany zespół biznesowy, który partnera wdrożeniowego, wie, jak wykonuje swoją pracę, może spowodować, OCZEKIWANIE 4: mogą być kluczem do sukcesu. że efekty robotyzacji Nie potrzebujemy wsparcia przejdą najśmielsze w zakresie opisania procesów Zupełnie innym podejściem jest wyko- oczekiwania i w Państwa rzystanie współczesnych narzędzi do przedsiębiorstwie Korekta oczekiwania: nawet prosty process miningu. Jeśli większość pracy robotyzacja okaże się hitem. proces może mieć punkty lub odnogi, wykonywana jest w systemach informa- które dla robota nie są taką oczywistą tycznych, to skorzystanie z dedykowa- oczywistością, jak dla ludzi. 14 BPC GUIDE

Jaki system IT wybrać? Które procesy Które rozwiązanie Jaki budżet biznesowe należy IT wybrać i z kim przeznaczyć na zautomatyzować? współpracować? wdrożenie systemu IT? Pierwszym krokiem w wyborze Na polskim rynku dostępnych Niezwykle istotne, aby na etapie zaawansowane systemu IT jest jest kilkadziesiąt systemów IT ustalania budżetu dokonać analizy prawidłowo wykonana analiza rożnych klas systemowych - tych przedwdrożeniowej w okresie potrzeb biznesowych. ogólnopolskich i międzynarodowych realizacji umowy. Powinna ona obejmować zakwalifikowanych zgodnie ze Powinna ona w sposób szczegółowy i opis bieżących procesów standardami Gartnera. Oprócz nich jednoznaczny wskazać zakres projektu w przedsiębiorstwie (ze oferowane są rozwiązania autorskie, przy uwzględnieniu integralności wskazaniem wąskich gardeł lokalne. wszystkich systemów informatycznych. w działalności), jak i wymagań Liczba firm informatycznych, Należy pamiętać, że jedynie umowa, wobec systemu w perspektywie które wdrażają systemy klasy odpowiednio zabezpieczająca w najbliższych lat. IT w polskich dużych i średnich zakresie prawnym przedsiębiorcę Analizę procesów biznesowych przedsiębiorstwach liczona jest w oraz przygotowana w sposób należyty najczęściej dokonuje się poprzez setkach. analiza przedwdrożeniowa mapowanie, czyli zbiór wszystkich Idealnie byłoby, gdyby do pozwoli zminimalizować ryzyka procesów na diagramie. Podstawą przedsiębiorstw trafiali wyłącznie prawne związane z procedurą do stworzenia diagramu jest dostawcy rzeczywiście rozumiejący zakupową systemów informatycznych. określenie wkładu (inputs) i ich biznes i mający narzędzie rezultatu (outputs). informatyczne dostosowane do tych BPC GUIDE 15 potrzeb i procesów, niestety jest to jednak nierealne.

Usługi Doradcze Audyt organizacyjny Umowa prawna Identyfikacja potrzeb i  zakresu prac związanych Opiniowanie i  sugerowanie zmian zapisów z  uszczegółowieniem zasobów informacji umowy pod kątem prawno-merytorycznym, które co do wymagań wobec systemu informatycznego. są najkorzystniejsze dla przedsiębiorstwa wraz z ich wyjaśnieniem i uzasadnieniem. Analiza procesów biznesowych Nadzór nad wdrożeniem Doradztwo w  zakresie poprawy sprawności operacyjno-organizacyjnej przedsiębiorstwa. Uczestniczenie w opracowywaniu harmonogramu Opis kluczowych procesów biznesowych wdrożenia i nadzór nad realizacją prac i podziałem ze wskazaniem wąskich gardeł przepływu obowiązków pomiędzy Zespołem Wdrożeniowym informacji oraz identyfikacją nieefektywnych przedsiębiorstwa, a dostawcą systemu IT. obszarów funkcjonowania firmy. Outsourcing kadr Zapytanie ofertowe Realizowany jest na potrzeby zaawansowanych Precyzyjne sformułowanie wymagań projektów wdrożeniowych w  przypadku funkcjonalnych, operacyjnych oraz konieczności czasowego zatrudnienia niezależnego technologicznych projektu z  uwzględnieniem konsultanta w wąskiej specjalizacji informatycznej ramowego harmonogramu prac. Opracowanie lub nadzoru nad wdrożeniem systemu IT. kryteriów wyboru rozwiązania oraz oceny ofert. DANE KONTAKTOWE Analiza ofert DZIAŁ USŁUG DORADCZYCH BPC GROUP POLAND Weryfikacja formalna ofert pod kątem zdefiniowanych kryteriów, wskazanie oferentów ò 662 105 884 – faworytów; zorganizowanie prezentacji Ø [email protected] dedykowanych według opracowanego, jednolitego scenariusza. 16 BPC GUIDE

Certyfikowane Usługi Doradczo Edukacyjne Ramowy zakres usługi Cel • Weryfikacja poziomu wsparcia procesów biznesowych przez obecne rozwiązania informatyczne. Przygotowanie kadry zarządzającej • Opracowanie koncepcji możliwych ścieżek przedsiębiorstwa do organizacji procesu wyboru informatyzacji wraz z rekomendacją zakresów zaawansowanego rozwiązania informatycznego funkcjonalnych wdrożenia systemów IT. wspomagającego zarządzanie całą organizacją lub • Selekcja potencjalnych rozwiązań na wybranym obszarem merytorycznym. podstawie sporządzonych kryteriów biznesowych. Adresaci • Przeprowadzenie symulacji cen realizacji projektu dla wybranych ścieżek informatyzacji Raport i  szkolenie przeznaczone są dla kadry przedsiębiorstwa. zarządzającej przedsiębiorstwa, która rozważa wprowadzenie nowego, zaawansowanego • Prezentacja mocnych i  słabych stron rozwiązania informatycznego obejmującego całą wybranych systemów/ dostawców organizację lub strategiczny obszar merytoryczny. w odniesieniu do potrzeb przedsiębiorstwa. Metodologia • Zorganizowanie prezentacji rozwiązania spełniającego kryteria projektu. Usługa obejmuje opracowanie raportu w  formie pisemnej pod potrzeby przedsiębiorstwa oraz • Przedstawienie wskazówek biznesowych prezentację zawartych informacji wraz z dyskusją i  prawnych niezbędnych na etapie negocjacji merytoryczną. warunków umowy z dostawcą. REDAKCJA: [email protected] BPC GROUP POLAND Sp. z o. o. 32 777 15 01 Jesionowa 9a www.bpc-guide.pl 40-159 Katowice Magazyn został opracowany na podstawie danych analitycznych BPC GROUP POLAND Sp. z  o.o. Dystrybuowany jest wśród uczestników spotkań edukacyjnych. Część nakładu kierowana jest bezpośrednio do przedsiębiorstw sektora MSP i korporacyjnego zlokalizowanych na terenie Polski. Niniejsza publikacja stanowi utwór w rozumieniu art. 1 ust. 1 ustawy z dnia 4 lutego 1994 roku o prawie autorskim o prawach pokrewnych (t.j. z 2006 r. Dz.U. Nr 90, poz. 631 z późn. zm.). Autorskie prawa majątkowe oraz autorskie prawa osobiste przysługują BPC GROUP POLAND Sp. z o.o. Zawarte w niniejszej publikacji ogłoszenia, reklamy, cenniki i inne informacje o charakterze handlowym lub marketingowym, zostały w całości przygotowane przez wskazanych w niej dostawców rozwiązań informatycznych. Nie stanowią one oferty w rozumieniu art. 66 § 1 kodeksu cywilnego. BPC GROUP POLAND Sp. z o.o. ni1n7iejszej publikacji na ponosi odpowiedzialności za treści przygotowane przez wskazanych dostawców rozwiązań informatycznych.” BPC GUIDE

ENHANCE IT PROJEKTY DORADCZE DECISION Przedsiębiorstwa MAKING PROCESS Wsparcie przy wyborze zaawansowanych rozwiązań bpc-group.pl | bpc-guide.pl informatycznych. Dostawcy IT Pozycjonowanie systemów IT i wzmacnianie procesów sprzedażowych. Inwestorzy IT Wprowadzanie rozwiązań informatycznych na rynek Polski. PROJEKTY EDUKACYJNE Szkolenia Podnoszenie kompetencji biznesowych kadry menadżerskiej. Wydawnictwo Edukacja w obszarze wyboru systemów wspierających zarządzanie i aktualności z rynku.