top-4258-1200x800.jpg

Na jakim etapie rozwoju przedsiębiorstwa trzeba zrezygnować z Excela?

Z Mariuszem Zaborskim, Kierownikiem Działu Rozwoju Systemów i Aplikacji
w Queris Sp. z o.o., rozmawia redakcja BPC Guide.

Redakcja BPC Guide
Jak przekonać przedsiębiorstwo, aby sięgnęło po bardziej wyspecjalizowane narzędzia zarządzania produkcją?

img-4012.jpg

Mariusz Zaborski,
Kierowniki Działu Rozwoju Systemów i Aplikacji,
Queris Sp. z o.o.

Mariusz Zaborski:
W dzisiejszych czasach produkcja staje się coraz bardziej dostosowana do klienta (coraz większa różnorodność oferowanych produktów), a klienci oczekują coraz krótszych czasów realizacji. Poza tym średni cykl życia produktu ulega skróceniu (poszczególne modele produktów coraz krócej funkcjonują na rynku bo wypierają je nowsze), istnieje tendencja do redukcji nakładów operacyjnych, a jakość produktów powinna być cały czas utrzymywana na wysokim poziomie. Handlowcy potrzebują szybkiej informacji zwrotnej z produkcji o możliwości realizacji danego zlecenia produkcyjnego w założonym czasie. Dział zaopatrzenia wymaga natomiast informacji, aby zapewnić odpowiednio wcześniej komponenty potrzebne do produkcji. Plany mają to do siebie, że często się zmieniają, nierzadko po kilkanaście razy na dobę, a jednak są potrzebne i muszą być aktualne, aby podejmować decyzje co do bliższej i dalej przyszłości na produkcji.

Aby skutecznie zarządzać należy posiadać również aktualną informację zwrotną o postępach realizacji, ale też problemach jakościowych awariach, czy nieplanowanych przestojach.

Nieodzownym filarem skutecznego zarządzania jest doskonalenie procesów produkcyjnych i kierowanie działań lean’owych wszędzie tam, gdzie dadzą największy zwrot z wysiłku jaki się podejmuje. Aby to jednak było możliwe potrzeba rzetelnej informacji z produkcji.

Dlaczego od Excela warto zacząć
Korzystanie z Excela czy kartki papieru definiuje potrzebę. Ułatwia ułożenie samego procesu zbierania, agregacji i dystrybucji informacji. W przypadku zarządzania procesami produkcyjnymi (zarówno jeśli chodzi o planowanie, jak i kontrolowanie wykonania planu, czy analizę danych) uwidacznia najważniejsze luki informacyjne, ale też największe niedogodności korzystania z tego typu narzędzi. To pomaga w zdefiniowaniu prawdziwych potrzeb dla systemu informatycznego wspierającego produkcję.

Dlaczego na Excelu nie można poprzestać?
Dokonywanie usprawnień w obszarze zarządzania produkcją to nie tylko instalacja oprogramowania, to przede wszystkim zmiany organizacyjne. Zadaniem narzędzi informatycznych (Excela czy profesjonalnego systemu) jest wspieranie tych zmian. Przy całej swej możliwości konfiguracji, Excel posiada jednak kilka poważnych wad:

W planowaniu:

  • brak bezpośredniej analizy wykonalności planu produkcyjnego (materiały, ludzie)
  • brak automatyzacji pracy planisty wobec częstych zmian oczekiwań klientów
  • brak możliwości ujęcia całego procesu produkcyjnego (ze względu na złożoność procesów, często przy pracy z Excelem uwaga skupiona jest tylko na wąskich gardłach)
  • brak kontroli normatywów wydajnościowych dla produktów.

W dystrybucji planu:

  • konieczność drukowania planu i ręcznego roznoszenia na produkcję.

W zbieraniu danych:

  • przy wykorzystaniu Excela nie jest możliwe rozproszenie pracy na operatorów, nie mówiąc już o automatycznym zbieraniu danych wprost z maszyn
  • Excel to elektroniczna kartka, która nie posiada kontroli wprowadzanych danych

Redakcja BPC Guide.
Czy zastąpienie Excela zaawansowanym systemem IT powinno być przeprowadzone etapami (jeśli tak to od których obszarów merytorycznych zacząć) czy też kompleksową, jednorazową wymianą?

Mariusz Zaborski:
Zarówno wdrożenie MES-a jak i APS-a powinno zostać przeprowadzone etapami, ze względu nie tylko na możliwości firmy wdrożeniowej, ale również na ograniczone zasoby jakie posiada klient, które może dedykować do wdrożenia. W pierwszym kroku konieczna jest analiza przedwdrożeniowa odkrywająca prawdziwe pobudki potrzeby implementacji wymienionych narzędzi.
Aby w ogóle planować, należy posiadać rzetelną informację o normatywach i BOM-ach produktów. W wielu firmach te dane są bardzo nieaktualne i pozostawione tak, jak zostały wprowadzone przez technologa przy zakładaniu indeksu – bez uwzględniania późniejszych modyfikacji i udoskonaleń produkcji. W związku z powyższym należałoby się skupić w pierwszej kolejności nad wdrożeniu systemu MES, który pomoże te dane zweryfikować. Wdrożenie rozwiązania APS powinno być kolejnym etapem na drodze do doskonalenia procesu przepływu informacji.

Redakcja BPC Guide
Na jakim etapie rozwoju organizacji przedsiębiorstwo powinno zrezygnować z Excela na rzecz zaawansowanych systemów IT?

Mariusz Zaborski:
Wraz ze wzrostem przedsiębiorstwa, wielkości jego produkcji, ilości zleceń, ilości materiałów, którymi należy zarządzać, wzrasta również trudność w planowaniu i rozliczaniu produkcji. Warto sobie zadać wówczas pytanie czy zatrudnianie kolejnych osób do planowania w Excelu, czy też przepisujących dane produkcyjne z kartek do systemu ERP, rzeczywiście zwiększy efektywność pracy. Jeśli nie, warto zainwestować w profesjonalne narzędzia, które są wydatkiem jednorazowym, a na długie lata podniosą efektywność pracy i umożliwią nie tylko wprowadzanie usprawnień, ale również mierzenie rzeczywistych efektów tych usprawnień.

Kilka słów o naszym doświadczeniu z Excelem
Mimo, że systemy informatyczne dla produkcji stają się z każdym rokiem coraz popularniejsze, to wciąż wiele polskich firm wykorzystuje arkusze kalkulacyjne i pracuje w tzw. „rozproszonym systemie plików Excel”. Świadomość polskich przedsiębiorców jednak rośnie i coraz częściej sami zdają sobie sprawę z tego, że rozwiązanie Microsoftu nie jest odpowiednim narzędziem dla prowadzenia poważnej działalności. Zainteresowanie konferencjami tematycznymi, czy merytoryczną wiedzą z tego obszaru świadczy o poszukiwaniu profesjonalnych rozwiązań. Nawet jeśli w takich firmach są osoby świetnie obsługujące Excela, to kierownictwo zdaje sobie sprawę z tego, że dane w nim zawarte są w pewnym sensie wiedzą ukrytą. Prezentując możliwości zaawansowanych rozwiązań, dedykowanych produkcji, raczej nie ma oporu co do tego, że przewyższają one swoją funkcjonalnością popularne kiedyś arkusze kalkulacyjne. W ostatnich latach dokonała się duża zmiana w mentalności i podejściu do takich rozwiązań, co jest wynikiem również tego, że na rynek wkroczyły systemy elastyczne, dopracowane i przede wszystkim dopasowane do finansowych możliwości polskich przedsiębiorstw.

top-600-1200x800.jpg

Inwestycje w zaawansowany system raportowy są konieczne.

MS Excel jest wydajnym narzędziem raportowym, potrafiącym agregować dane z wielu różnych zewnętrznych baz danych. To jednak narzędzie głównie dla świadomych użytkowników, potrafiących wykorzystać jego możliwości i tworzyć samodzielnie elastyczne, dopasowane raporty, na przykład w formie tabel przestawnych. Jego zastosowanie wymaga czasu i często specjalistycznej wiedzy. Taki system sprawdza się dość dobrze, gdy krąg odbiorców raportów składa się z kilku osób, zwykle specjalistów w swojej dziedzinie, korzystających z indywidualnych możliwości raportowych.

img-5762.jpg

Mariusz Benna,
Prezes zarządu,
VIX AUTOMATION Sp. z o.o.

Inaczej sytuacja się ma, gdy zaczynamy poszukiwać ogólnozakładowego systemu raportowego. Rozwiązanie bazujące na MS Excel przestaje być efektywne, gdy adresatami poszczególnych raportów jest wiele różnych osób, na różnych poziomach zarządzania. Trudno wymagać od wszystkich zainteresowanych pracowników by doszukiwali się potrzebnych danych wśród kolumn arkusz kalkulacyjnego. Zindywidualizowane precyzyjne raporty i dopasowane dla każdego stanowiska KPI powinny być dostępne na bieżąco, bez konieczności wykonywania dodatkowych czynności, w najwygodniejszym dla użytkownika miejscu (np. w przeglądarce internetowej czy aplikacji mobilnej). Taką funkcjonalność dostarczyć może tylko dedykowany, dobrze skonfigurowany system raportowy.

img-1650.jpg

Raport produkcyjny wygenerowany w GE Historian Analysis

Kiedy przedsiębiorstwo powinno zainwestować w zaawansowany system raportowy ?

Użytkownik, zastanawiający się nad taką decyzją powinien zadać sobie trzy podstawowe pytania:

  • czy mam dostęp do wszystkich potrzebnych danych/raportów na bieżąco (on-line)
  • jak długo muszę czekać na raporty, których potrzebuję
  • ile czasu mi i moim pracownikom zajmuje wykonanie wszystkich poszczególnych raportów.

Jeśli odpowiedź choć na jedno z nich jest niesatysfakcjonująca, to znak, że czas na zmiany. W dzisiejszym świecie produkcji dobra i szybka informacja jest przecież kluczowa.

Rozwiązania w praktyce

W naszej praktyce spotykamy się z oboma podejściami. Wspólną częścią każdego rozwiązania jest baza danych – w naszym wypadku to przemysłowe repozytorium danych GE Historian. Dzięki dodatkowi Excel Add-In, dane z niego są dostępne wprost jako źródło w Excelu, a stworzenie pierwszych prostych raportów może zając kilka minut. Gdy przychodzi potrzeba prezentowania odpowiednich wyników i raportów wśród szerokiego kręgu odbiorców, albo i całej załogi, wtedy proponujemy implementację bardziej zaawansowanego systemu, bazującego np. na silnikach raportowych Dream Report lub GE Historian Analysis.

top-6436-1200x800.jpg

Wraz z rozwojem firmy, konieczne jest lepsze harmonogramowanie.

Dobre planowanie i harmonogramowanie produkcji w firmach produkcyjnych wydaje się być czymś naturalnym i oczywistym, jednakże rzeczywistość pokazuje, że bardzo często jest to sporym wyzwaniem ze względu na ograniczone możliwości narzędzi informatycznych, przede wszystkim systemów ERP i arkuszy Excel. Arkusz kalkulacyjny jest w stanie pełnić rolę efektywnego narzędzia w małych firmach produkcyjnych lub w przypadku procesów produkcyjnych o niskim stopniu skomplikowania. Jednakże wraz z rozwojem przedsiębiorstwa i jego kultury biznesowej konieczne jest zastosowanie bardziej rozbudowanych narzędzi dopasowanych do specyfiki produkcji.

img-5271.jpg

Piotr Becela,
Systemy kontroli produkcji PSI Polska Sp. z o.o.

Luka pomiędzy planowaniem produkcji, a realnym wykonaniem na hali produkcyjnej może być zapełniona przez harmonogramowanie produkcji. Zakłada ono bardzo wysoki stopień szczegółowości procesów planistycznych i kontroli pojemności zakładu. Firmy produkcyjne bardzo szybko zdają sobie sprawę z istnienia tej luki i starają się ją w jakiś sposób wypełnić. Próba jej wypełnienia często obiera jedną z dwóch form: rozszerzenie modułu produkcyjnego w ERP lub zastosowanie zewnętrznego narzędzia kalkulacyjnego, czyli Excela.

Pierwsza ścieżka na początku wydaje się bardzo obiecująca, jednakże w świetle ogromnych kosztów wdrożenia modułu kontroli produkcji przez dostawcę systemu ERP oraz ogólnego niedoboru odpowiednich kompetencji konsultantów w tym zakresie na rynku, szanse powodzenia nie są duże. Drugie podejście posiada znacznie mniejszy próg wejścia i bardzo często na początku się sprawdza, ale tylko do czasu, gdy procesy nie staną się zbyt złożone. Arkusze kalkulacyjne mają wiele ograniczeń: harmonogramowanie jest pracochłonne w przypadku częstych zmian, nie ma możliwości planowania z uwzględnieniem ograniczonych zasobów i z uwzględnieniem bieżących danych z produkcji. W przypadku klientów PSI, którzy decydują się na rozwiązanie klasy APS / MES zmiana arkuszy Excel na system PSIasm nie przebiega etapami, ponieważ cały proces harmonogramowania produkcji odbywa się w systemie PSIasm i nie ma wówczas potrzeby korzystania z innych narzędzi.

top-8692-1000x800.jpg

Systemy IT potrafią przeliczyć ile zostanie odpadu do ponownego użytku

Przekształcenie odpadów w surowiec do ponownego wykorzystania to cel, do którego dąży obecnie każde przedsiębiorstwo tworzyw sztucznych. Szacuje się, że ok 40% odpadów tego typu wciąż trafia na wysypiska.

Recycling nie zawsze jest jednak najbardziej efektywną ekologicznie i ekonomicznie metodą zagospodarowania odpadów. Systemy informatyczne potrafią dzisiaj przeliczyć ile zostanie odpadu, który nadaje się do ponownego użytku i w jakiej ilości zostanie zwrócony. Dzięki temu na etapie planowania jesteśmy w stanie łączyć kolejkowanie podobnych zleceń.

O wykorzystaniu systemów IT w zarządzaniu odpadami rozmawiamy z Menadżerami Przedsiębiorstw:

Grzegorz Rodacki

Gabriel Dziki


Rozmowa z Grzegorzem Rodackim, Kierownikiem Działu Planowania Produkcji, OSPEL S.A.

Redakcja BPC Guide: W jaki sposób system pozwala zarządzać odpadem?

Grzegorz Rodacki: System jest przydatny, ponieważ mamy dzięki niemu
możliwość przewidywania zarówno ilości potrzebnych materiałów do
wytworzenia produktu, jak i ilości odpadu. Duża ilość tworzywa w branży
przetwórstwa sztucznego potrzebna jest na jego transfer do gniazda. Ten
fragment w formie stanowi o odpadzie. Należy jednak zauważyć, że jeżeli
detale produkowane są z tworzyw termoplastycznych, to my jesteśmy
w stanie je ponownie przetworzyć.

Redakcja BPC Guide: Wszystkie?

Grzegorz Rodacki: Z małym wyjątkiem: kiedy robimy rozruch, bywa że pewne partie tworzywa są przegrzane, przebarwione. One nie nadają się już do ponownego użytku. Podobna sytuacja dotyczy tworzyw termoutwardzalnych, pochodzące z nich odpady nie nadają się do powtórnego przetworzenia.

Redakcja BPC Guide: Czy system potraf obliczyć ilość tych niepożądanych odpadów rozruchowych?

Grzegorz Rodacki: W chwili obecnej system nam jeszcze tego nie umożliwia. W obliczaniu tego rodzaju ilości odpadów można się kierować jedynie danymi statystycznymi. W przypadku tworzyw termoutwardzalnych, jest to strata z uwagi na to, że takie odpady trzeba utylizować, a za to też trzeba zapłacić. Jeżeli chodzi o odpady termoplastyczne, to sprzedajemy je innym podmiotom.

Redakcja BPC Guide: A odpady, które wracają z powrotem do wtryskarki?

Grzegorz Rodacki: System potraf przeliczyć, ile zostanie odpadu, który nadaje się do ponownego użytku i w jakiej ilości zostanie zawrócony. Dzięki temu jesteśmy w stanie łączyć kolejkowanie podobnych zleceń.

Redakcja BPC Guide: System informatyczny w tym pomaga?

Grzegorz Rodacki: Tak. System informatyczny wylicza czas potrzebny do wykonania partii
danego detalu. Dzięki temu, jesteśmy w stanie wyliczyć w harmonogramie całkowity czas wykonania danego wyrobu. Kiedy mamy zapas jednego detalu, a drugi należy doprodukować, jedną formę się zaślepia i wówczas jest inna efektywność przy tej samej pracochłonności. To system również bierze pod uwagę wyliczając koszty.

Redakcja BPC Guide: Jak powstaje harmonogram produkcji w Państwa przypadku?

Grzegorz Rodacki: Do planowania produkcji wykorzystujemy moduł produkcyjny systemu
klasy ERP. Punktem startowym podczas planowania są wyroby gotowe. W systemie informatycznym dział marketingu i sprzedaży prognozuje wartość sprzedaży. Przekazują nam kwoty, za jakie chcą sprzedać produkty. Z tej perspektywy analizujemy bieżący stan magazynowy oraz trendy sprzedażowe, które system dostarcza nam w formie statystyk. Dzięki temu możemy z kolei prognozować ewentualny popyt. Wartość popytu kompensujemy o magazyn i w razie potrzeby zwiększamy zasoby.

Redakcja BPC Guide: By tworzyć zapasy?

Grzegorz Rodacki: Tak. Są potrzebne, gdy otrzymujemy informacje z działu marketingu i sprzedaży na temat rabatów, promocji, wprowadzania towaru do nowego sklepu itp. Tworzymy pewnego rodzaju bufor zabezpieczający niestabilność (fluktuacje) popytu. Kiedy optymalny plan produkcji już jest gotowy należy oszacować zasoby konieczne do realizacji planu (z tworzyw, kooperacyjne, metalowe, itp). Na podstawie obliczonych możliwości produkcyjnych i planu tworzymy harmonogram oraz zapotrzebowanie na materiały
produkcyjne.


Rozmowa z Gabrielem Dzikim, Głównym Informatykiem, Gasket Sp. z o.o.

Redakcja BPC Guide: Czy trudno rozliczyć odpad produkcyjny?

Gabriel Dziki: Wszystko tak naprawdę zależy od rodzaju prowadzonej produkcji, rodzaju zamówień etc. Produkcja zakładająca zużycie jednego surowca jest znacznie prostsza zarówno przy obsłudze samego procesu technologicznego, jaki i rozliczania braków i odpadu z wypływek.

Redakcja BPC Guide: Problem pojawia się, gdy przy produkcji wykorzystywanych jest więcej rodzajów surowca?

Gabriel Dziki: Tak. Trudno jest wówczas zidentyfikować, z czego ten odpad się składa,
w związku z czym bardzo ciężko jest go rozliczyć. Na początku określa się dla każdego z nich takie właściwości, jak np. stopień twardości, proporcje, czy temperaturę podawania. Te składniki zmieszają się ze sobą w zidentyfikowanym uprzednio procesie technologicznym.

Redakcja BPC Guide: Gdzie powstaje odpad?

Gabriel Dziki: Głównym źródłem odpadu w procesie produkcyjnym są tzw. wypływki, które doprowadzają surowiec do gniazda na formie. Tworzywo dochodzi do formy kanalikami, w których po procesie produkcji zalega odpad. Odpady powstają też przy kontroli wizualnej, kiedy na linię kontrolną wpuszczany jest produkt w milionach, który przeszedł już pewne etapy kontrolno-testowe (gradowanie, spryskiwanie ciekłym azotem). Wówczas, przy użyciu kamer jesteśmy w stanie wychwycić wadliwe produkty.

Redakcja BPC Guide: O jakiej ilości odpadów mówimy?

Gabriel Dziki: W przetwórstwie gumy już na procesie planowania produkcji zakłada się, iż odpadu będzie mniej więcej 5%, w zależności od wielkości produkowanej partii określonego w zamówieniu. Przy założeniu, że dwie maszyny przeznaczone są produkcji krótkometrażowej, biorąc pod uwagę zmiany koloru czy inne właściwości surowca odpady będą innego kalibru i inaczej należy nimi zarządzać.

Redakcja BPC Guide: Podobno odpady pojawiają się również na etapie przezbrojenia maszyny, gdy konieczna jest zmiana koloru surowca.

Gabriel Dziki: Jeśli najpierw produkujemy produkt w czarnym kolorze, a następnie mamy zlecenie na biały pojawia się problem. Wówczas należy podać większą ilość białego surowca po to tylko, by przeczyścić maszynę. Niejednokrotnie są to bardzo duże straty tworzywa. Często należy przepuścić przez maszynę około 15 kilogramów surowca, by maszyna była gotowa do produkcji białych detali. Ważne jest to, że im większa ilość gniazd w formie – tym produkcja jest droższa.

Redakcja BPC Guide: Czy system informatyczny wspiera rozliczanie odpadów w Państwa przedsiębiorstwie?

Gabriel Dziki: Tak, wspiera rejestrację odpadów w procesie produkcyjnym, dzięki czemu można odnosić się do zaplanowanych sztuk towaru oraz wagi surowca, która była przeznaczona całości partii. Przykładowo, jeżeli wiem, że jedna uszczelka waży 2 gramy, a na całość zostało przeznaczonych 20 kilogramów surowca, to wiem w jakiej ilości będą odpady. System daje możliwość porównania kosztowego, który bierze pod uwagę wprowadzone ilości braków.