QMS – krok w kierunku paperless

Czym jest idea paperless?

Pierwsza wzmianka o idei paperless pojawiła się już w 1975 roku. Był to slogan wymyślony w jednej z redakcji opisujący biuro przyszłości. Przyszłość stała się teraźniejszością i idea paperless powoli staje się koniecznością dla większości firm. Zamysł paperless polega na wprowadzeniu elektronicznego obiegu dokumentów i znaczącą redukcję (lub całkowite wyeliminowanie) obiegu papierowych dokumentów w firmie. Dzięki temu możliwe jest efektywne zarządzanie zespołami oraz przepływem informacji w firmie. Redukowany jest czas poświęcony na cyfryzację dokumentów oraz ich archiwizację. Takie podejście jest szczególnie ważne w zdalnym trybie pracy, kiedy to wymagany jest dostęp do cyfrowych zasobów przedsiębiorstwa. Dzięki stosowaniu się do zasad paperless ten proces realizowany jest automatycznie. Ponadto pojawia się możliwość śledzenia zmian w dokumentach i utrzymywany jest zawsze dostęp do najnowszej wersji dokumentu. Wdrożenie paperless obejmuje wszystkie działy w firmie, w tym również obszar produkcji. Działem, w którym korzysta się z wielu formularzy i dokumentów jest dział kontroli jakości. Systemami wspierającymi procesy jakościowe w firmie są systemy klasy QMS, które jednocześnie wpisują się w ideę paperless.

Systemy QMS

Quality Management System mogą być rozumiane w dwojako. Z jednej strony może to być zestaw skoordynowanych działań mających na celu poprawę jakości w przedsiębiorstwie, np. przez procedury, opisy procesów, warsztaty oraz szkolenia. Z drugiej strony mogą być dedykowane systemy informatyczne wspierające działania jakościowe w przedsiębiorstwie. Z racji tego, że jesteśmy producentem oprogramowania dla przemysłu w poniższym artykule skupimy się na aplikacjach wspierających dział kontroli jakości. Zadaniem postawiony przed systemami klasy QMS jest elektroniczne monitorowanie i dokumentowanie procesów jakościowych. Nadrzędnym celem jest wyłapywanie niezgodności i skrócenie czasu reakcji na ich występowanie w efekcie czego Klienci otrzymują wysokojakościowe wyroby. System monitoruje najważniejsze wskaźniki jakościowe oraz wspiera operatorów na stanowiskach produkcyjnych w wypełnianiu cyklicznych formularzy jakościowych lub tzw. „czerwonych kart”, które stanowią opis nieprawidłowości jakościowej. Następnie dokumenty przekazywane są do weryfikacji przez pracowników działu jakości i na ich podstawie tworzone są raporty, zestawienia i koordynowane są działania optymalizacyjne.

Jak systemy klasy QMS wspierają ideę paperless?

Systemy klasy QMS mają wpływ na wiele istotnych procesów wewnątrz przedsiębiorstwa. Te rozwiązania przyczyniają się również do redukcji ilości czasochłonnych procesów biznesowych, a w szczególności tych które cechują się niską automatyzacją. Tworzenie cyfrowych odpowiedników dla dokumentacji, powoduje łatwiejszą ich archiwizację oraz przetwarzanie. Istnieje wiele możliwości udostępniania zasobów cyfrowych wewnątrz przedsiębiorstwa przez co skraca się czas dostępu do tych dokumentów. Zredukowane jest również ryzyko uszkodzenia lub zgubienia dokumentów, ponieważ w systemie tworzonych może być wiele kopii oraz back up’ów, co w przypadku papierowych dokumentów było praktycznie możliwe. Ponadto skraca się czas dostarczenia dokumentów do odpowiednich osób, co w przypadku kontroli jakości ma kluczowe znaczenie. Dzięki temu pracownicy działu szybciej i skutecznej reagują na wszystkie nieprawidłowości w procesie produkcyjnym i nie muszą czekać z reakcją na przekazanie dokumentów np. w formie dziennych raportów podsumowujących. Systemy QMS poprzez cyfryzację przyczyniają się również do wzrostu dokładności i kompletności informacji zawieranych w dokumentach jakościowych. Integracja z urządzeniami peryferyjnymi takimi jak wagi, drukarki, etykieciarki pozwala na automatyczne wypełnianie niektórych pozycji w dokumentach. Ponadto system może wymagać od użytkownika uzupełnienia wszystkich wymaganych pól, w przeciwnym razie nie pozwoli na zamknięcie i zapisanie dokumentu.

Korzyści z wdrożenia QMS i paperless w dziale kontroli jakości

Wszystkie działania naprawcze i optymalizacyjne muszą opierać się na rzetelnych danych. Dzięki wykorzystaniu systemów klasy QMS pracownicy działu kontroli jakości są odbiorcami pełnych i precyzyjnych informacji pochodzących z obszaru produkcji. Czas poświęcony na obrobienie danych i przygotowanie z nich raportów jest znacząco zredukowany. Usprawniona zostaje komunikacja pomiędzy działami i skracany jest czas reakcji na występujące niepożądane zdarzenia. Dodatkowo następuje odchudzenie procesów jakościowych ze zbędnych czynności, często związanych również z redukcja zużycia papieru. Procesy jednocześnie są automatyzowane, a to wymaga ich formalizacji przez co sposób działania w obszarze kontroli jakości staje bardziej ustrukturyzowany i prostszy w zarządzaniu. Korzyści z wdrożenia idei paperless może mieć też wpływ na wiele innych obszarów działalności firmy. Zredukowane mogą zostać koszty biznesowe związane z prowadzeniem działalności poprzez oszczędność czasu pracy pracowników, redukcję wyprodukowanych odpadów, mniejsze koszty segregacji, zminimalizowanie przestrzeni do przechowywania dokumentów, a także mniejsze zużycie drukarek oraz papieru. Przekłada się to również na tworzenie pozytywnego wizerunku przedsiębiorstwa, które dba o ochronę środowiska.

Oczywiście są procesy i dokumenty, w których ze względów prawnych nie można całkowicie wyeliminować papierowych wersji. Popularne jest podejście hybrydowe, które pozwala na zaspokojenie potrzeb kliku stron. Z jednej strony zredukowana jest liczba dokumentów, a z drugiej zachowana jest pewność i przestrzeganie standardów zgodności oraz zminimalizowane ryzyko wycieku wrażliwych informacji.

 

Comarch wdraża elektroniczne zarządzanie dokumentacją w instytutach badawczych

Centrum Fizyki Teoretycznej Polskiej Akademii Nauk rozwija współpracę z Comarch i przedłuża umowę na obsługę systemu do elektronicznego zarządzania dokumentacją – Comarch EZD. Kontrakt na rozbudowę oprogramowania został podpisany w listopadzie 2020 roku i będzie obowiązywać przez 12 miesięcy. W ramach umowy narzędzie informatyczne zostanie uruchomione na kolejnych dziesięciu stanowiskach. Do tej pory korzystało z niego 50 użytkowników.

Celem implementacji Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją była kompleksowa digitalizacja czynności związanych z obsługą kluczowych procesów realizowanych przez instytucję, co w rezultacie przyczyniło się do zwiększenia ich efektywności.

Cyfryzacja administracji w instytucjach naukowych

Centrum Fizyki Teoretycznej Polskiej Akademii Nauk otrzymało dostęp do systemu Comarch EZD w modelu chmurowym oraz szeroki zestaw narzędzi umożliwiających dostosowanie cyfryzacji dokumentów do indywidulanych potrzeb i zadań organizacji. Dzięki temu, platforma oraz jej funkcjonalności mogą być z sukcesem wykorzystywane przez podobne instytucje o profilu naukowym.

Klient otrzymał kompleksowe wsparcie w trakcie implementacji systemu – od wstępnej konfiguracji oprogramowania, aż po opiekę koordynatora ze strony Comarch, który odpowiadał na wszystkie pytania podczas każdego z etapów wdrożenia. Do konfiguracji procesów został wykorzystany dedykowany edytor, natomiast edytor rejestrów pozwolił na opracowanie zestawień przechowujących dane z realizowanych procesów.

Przy użyciu systemu Comarch EZD pracownicy mają możliwość elektronicznej obsługi kluczowych z punktu widzenia organizacji czynności, a w tym między innymi: składanie podań o zatrudnienie w projekcie badawczym, oświadczenia o realizacji prac badawczych jako komercyjnych, wnioskowanie i rozliczanie delegacji krajowych i zagranicznych, wyjazdów na konferencje naukowe, podanie o zakup niezbędnego sprzętu, czy wnioskowanie o urlop. System gwarantuje również bezpieczeństwo przetwarzanych i przechowywanych danych oraz zgodność z obowiązującymi przepisami prawa.

– Uruchomienie usług opartych o Comarch EZD dla CFT PAN jest o tyle pionierskie, iż w całości zostało zrealizowane dzięki infrastrukturze Comarch Cloud. To jedno z pierwszych tego typu wdrożeń wśród instytucji naukowych. Comarch EZD onCloud oferuje przystępne koszty po stronie Klienta, który nie musi inwestować w utrzymanie drogich zasobów infrastrukturalnych oraz elastyczność w zakresie wykorzystania zaawansowanych narzędzi optymalizujących procesy, takich jak edytor procesów BPMN – mówi Mariusz Cichal, analityk biznesowy w Comarch.

– W grudniu ubiegłego roku rozpoczęliśmy współpracę z Firmą Comarch SA w zakresie wprowadzenia w Centrum Fizyki Teoretycznej PAN elektronicznego obiegu dokumentów. Wprowadzenie takiego rozwiązania pozwoliło nam usprawnić wewnętrzny obieg dokumentów oraz komunikację pomiędzy pracownikami naukowymi a administracją. System oferuje szereg rozwiązań, które mogliśmy dostosować do własnych potrzeb min. przygotowując formularze gotowych dokumentów. Konfiguracja systemu z podpisami kwalifikowanymi Dyrekcji dała nam możliwość szybkiego i bezpiecznego podpisu dokumentów w systemie. Dzięki temu, możemy łatwo przesyłać dokumenty za pośrednictwem ePUAP do innych podmiotów sektora finansów publicznych z jakimi współpracujemy. Z uwagi na fakt, że nie posiadaliśmy zaplecza technicznego tzn. odpowiedniego serwera, zaproponowano nam dogodne rozwiązanie również na tym polu. Dane, które wprowadzamy do systemu przechowywane są na platformie sprzętowo-systemowej Comarch. Współpraca z firma Comarch przebiegała wzorowo, na każdym etapie wdrożenia systemu mogliśmy liczyć na szybką i fachową pomoc specjalistów – mówi Wioleta Gryz, koordynator projektu i pracownik Działu Kadr w CFT PAN.

O Comarch

Comarch został założony w 1993 roku w Krakowie, a od 1999 roku jest notowany na warszawskiej Giełdzie Papierów Wartościowych. Jest jedną z największych firm informatycznych w Europie i prowadzi projekty dla czołowych marek z Polski i świata
w najważniejszych sektorach gospodarki m.in.: telekomunikacji, finansach, bankowości i ubezpieczeniach, handlu i usług, infrastruktury IT, administracji publicznej, przemyśle, ochronie zdrowia oraz w sektorze małych i średnich przedsiębiorstw. Z usług Comarch skorzystało kilkadziesiąt tysięcy światowych marek w ponad 100 krajach na 6 kontynentach m.in.: Allianz, Auchan, BNP Paribas Fortis, BP, Carrefour, Heathrow Airport, Heineken, ING czy LG U+, Orange, Telefónica, T-Mobile, Vodafone.

Firma zajmuje wysokie pozycje w rankingach analityków IT m.in.: Gartnera, Truffle 100, TOP 200 „Computerworld”, IDC, Polskiej Akademii Nauk, EU Industrial R&D Investment Scoreboard. Corocznie Comarch inwestuje środki o wartości ok. 15 proc. przychodów
w projekty innowacyjne. W 2019 roku nakłady na prace R&D wyniosły 230 mln zł. Obecnie zatrudnia ponad 6 500 ekspertów, w ponad 90 biurach w ponad 30 krajach od Australii i Japonii przez Bliski Wschód oraz Europę aż po obie Ameryki.

www.comarch.pl

Marek Wiśniewski
+48 691 464 715
Marek.Wisniewski@comarch.pl

Praca zdalna – wyzwanie czy nowa codzienność dla pracowników?

Na przestrzeni ostatnich miesięcy można było zaobserwować, że automatyzacja procesów w przedsiębiorstwie to właściwa droga do tego, aby w awaryjnej sytuacji móc nadal właściwie zarządzać. O skuteczności nowoczesnych technologii przekonały się w szczególności firmy, które zostały zmuszone do oddelegowania swoich pracowników działów kadrowo-płacowych oraz HR na pracę zdalną w czasie pandemii. Jak systemy do zarządzania wpłynęły na organizację zadań podczas home office?

Przed wybuchem pandemii COVID-19 praca zdalna była benefitem postrzeganym jako atrakcyjne warunki zatrudnienia. Mało kto korzystał z takiej formy, a wiele osób nie wyobrażało sobie, jak można wykonywać obowiązki zawodowe z domu. Tymczasem sytuacja spowodowała, że praca zdalna stała się koniecznością wynikającą z ograniczenia ryzyka rozprzestrzeniania się infekcji. Pracodawcy coraz chętniej skłaniali się do tego, aby zamiast odsyłania pracowników na urlopy dać im możliwość wykonywania zadań z pomocą nowoczesnych technik informatycznych i telekomunikacyjnych.

Zarządzanie czy dezorganizacja?

Przejście na tryb pracy zdalnej spowodowało, że pracownicy zwrócili uwagę na istotny problem związany z zarządzaniem. Rozliczanie czasu pracy okazało się problematyczne zarówno dla pracowników, jak i kadry zarządzającej. Ograniczenia spowodowały zahamowanie procesów związanych ze szkoleniami oraz zatrudnianiem nowych pracowników, trudności pojawiły się także w obsłudze wniosków i dokumentacji księgowej, powodując opóźnienia. Dezorganizacja pojawiła się jednak wyłącznie w firmach, które przez okres swojej działalności nie zdecydowały się na wdrożenie dedykowanych systemów informatycznych.

Aplikacje usprawniające pracę w czasie pandemii

Wspomniane wyżej problemy nie dotyczą jednak firm, które znacznie wcześniej wdrożyły system do zarządzania zasobami ludzkimi i działem księgowości wraz z dedykowanymi aplikacjami. Posiadanie odpowiedniego narzędzia pomaga usprawnić zarówno komunikację (pracownik-firma), jak i właściwe zarządzanie. W systemie TETA HR pracownik może na bieżąco kontrolować swoje absencje czy godziny nadliczbowe, dzięki czytelnej ewidencji dbającej o właściwe rozliczanie czasu pracy na podstawie składników RCP, z których tworzone są karty pracy i listy płac. Z pomocą elektronicznego obiegu dokumentów pracownik może w każdej chwili złożyć wniosek urlopowy lub delegację w formie online. Podanie jest akceptowane przez przełożonego, który ma wgląd do systemu z poziomu urządzeń mobilnych. Dzięki technologiom mobilnym oraz webowym pracodawca ma stały dostęp do planu pracy pracownika. Co więcej, menadżer ma możliwość zlecać oraz zatwierdzać nadgodziny zarówno indywidualnie, jak i grupowo.

Narzędzia dopasowane do potrzeb

Oprócz dostępu do działu HR, osoba pracująca zdalnie może załatwić większość spraw z obszaru księgowo-płacowego. Automatyzacja wybranych procesów umożliwia nie tylko terminową realizację zadań, ale także ułatwia szereg czynności takich jak: naliczanie wynagrodzeń, wykonywanie przelewów czy rozliczanie z ZUS. Dzięki automatyzacji czasochłonnych procesów pracownicy mogą skupić się na analizie oraz weryfikacji wygenerowanych wartości, bez tracenia czasu na pracochłonne czynności. Do dyspozycji jest także aplikacja mobilna TETA ME dopasowana do potrzeb osób zatrudnionych, pracujących zarówno zdalnie, jak i stacjonarnie. Narzędzie skoncentrowane na potrzebach pracowników, pozwala usprawnić komunikację, dzięki czemu ludzie będący na home office mogą wnioskować o urlop bez konieczności składania papierowego wniosku w siedzibie firmy. Oprócz tego osoba pracująca z domu ma stały podgląd do statusu złożonego dokumentu.

Podsumowanie

Pandemia COVID-19 pokazała, że technologie informatyczne w przedsiębiorstwach niezależnie od branży są niezastąpione. Bez stałego kontaktu z zespołem i menadżerami podczas pracy zdalnej wykonanie wielu zadań jest po prostu niemożliwe. Sam proces zarządzania oraz organizacji wymaga od pracowników zmiany podejścia do codziennych czynności, co dla niektórych osób okazało się sporym wyzwaniem. Niemniej jednak nowoczesne rozwiązania, w postaci systemów do zarządzania zasobami, pozwalają zachować płynne działanie w obszarach księgowo-płacowym oraz HR, co w przypadku wykonywania zadań na odległość jest sporym sukcesem.

 

OPTeam SA
Tajęcina 113
36-002 Jasionka
tel. 17 867 21 00
tel. 17 859 68 45
kom. 668 345 573
e-mail: opteam@opteam.pl
https://opteam.pl/